Fluxo de trabalho é um termo usado para descrever as etapas de um processo. Esse termo é usado em qualquer organização em que um produto, documento ou idéia se mova entre locais ou departamentos. Em certo sentido, o fluxo de trabalho pode ser entendido como uma visão geral do trabalho real que é executado para concluir um processo. Um documento de fluxo de trabalho é qualquer relatório ou análise que descreva as etapas de um processo, bem como finanças, recursos e informações incluídas nesse processo. Um documento que é passado pelos estágios de um processo, como fatura, reivindicação de seguro ou fatura, também pode ser considerado um documento de fluxo de trabalho.
Os gerentes que procuram otimizar as operações podem gerar documentos de fluxo de trabalho. Esses documentos podem listar departamentos e trabalhadores por meio dos quais um projeto é encaminhado para a conclusão. Os documentos também podem conter listas de recursos, materiais e equipamentos usados em cada um dos estágios do fluxo de trabalho. Um documento de fluxo de trabalho também pode ajudar um gerente a entender quais estágios de um processo são mais caros.
Os documentos que ilustram os componentes e os estágios do fluxo de trabalho podem ser usados no orçamento. Os gerentes podem determinar quanto um produto pode custar para fabricar e também decidir sobre departamentos ou áreas que podem ser reduzidos. Os processos de auditoria interna também podem incluir o uso de documentos de fluxo de trabalho. Os contadores gerenciais podem apresentar dados financeiros obtidos em um documento de fluxo de trabalho.
Nos contextos de fabricação, os documentos do fluxo de trabalho podem ser usados para otimizar os processos de produção. Por exemplo, um documento de fluxo de trabalho pode ser composto usando um software especial de gerenciamento de fluxo de trabalho. Quando um designer cria um modelo e uma lista de materiais, o documento pode ser encaminhado automaticamente para um profissional responsável pelo estágio seguinte.
Esses documentos também são usados em comunidades científicas. Os especialistas médicos, por exemplo, podem gerar documentos de fluxo de trabalho que ilustram a atividade cerebral. Um documento de fluxo de trabalho também pode ser gerado para descrever o relacionamento entre um usuário e uma máquina.
Quando um documento de fluxo de trabalho descreve um item que passa pelas etapas de um processo, normalmente se refere a um pagamento ou serviço que deve ser aprovado por profissionais em vários departamentos diferentes. Por exemplo, se um gerente de departamento descobrir que precisa de novos computadores, ele poderá preparar uma lista de custos de documentos. Ele ou ela pode então passar esse documento para a cadeia de comando para receber aprovação.
As companhias de seguros também usam documentos de fluxo de trabalho. Nesses casos, as reclamações são registradas pelos clientes. Uma reivindicação pode ser passada para um subscritor. Um subscritor pode então passá-lo a um gerente ou executivo que usa pesquisa e análise gerada por um subscritor para aprovar taxas.
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