Os especialistas em administração são profissionais treinados para executar todas as tarefas usuais associadas a um assistente administrativo, mas também possuem conjuntos de habilidades que permitem projetar e supervisionar projetos especiais. Normalmente, alguém nesta posição terá algum treinamento em ciência da computação, estará qualificado para escrever ou editar cópias de vendas e executar várias funções que vão além das funções administrativas comuns da maioria dos escritórios.
Os especialistas em administração são capazes de lidar com a maioria das tarefas tradicionais envolvidas na função eficiente de qualquer escritório de negócios. Para isso, eles podem lidar com mensagens recebidas e enviadas, cuidar de arquivar documentos, atender chamadas telefônicas recebidas ou fazer viagens para executivos. Ao mesmo tempo, eles podem ser chamados para solucionar uma variedade de problemas comuns da estação de trabalho, como lidar com um disco rígido bloqueado ou ajudar o pessoal do escritório a aprender novos programas. Não é incomum um especialista em administração estar fortemente envolvido na orientação de novos funcionários, bem como em programas de educação continuada para os funcionários existentes.
É provável que o especialista administrativo típico tenha pelo menos algum treinamento formal em ciência e tecnologia da computação. Em geral, o especialista possui excelentes habilidades de comunicação oral e escrita, tende a demonstrar qualidades de liderança que entram em jogo ao liderar um projeto de equipe e possui algum grau de criatividade que pode ser necessário ao projetar e avaliar novos materiais promocionais e campanhas publicitárias .
Às vezes referido como um super assistente administrativo, o especialista administrativo pode ser um ativo em ambientes de escritórios pequenos e grandes. Em um pequeno escritório, esse especialista pode lidar com uma ampla gama de tarefas que, de outra forma, seriam realizadas por outras pessoas em um grande escritório. No escritório maior, ele ou ela costuma atuar como elogio e suporte para a equipe de Sistemas de Informação, o departamento de contabilidade, a força de vendas e a administração geral.