Na contabilidade, um item de cobrança é qualquer pagamento pendente que ainda não pode ser aplicado a um lançamento contábil manual existente porque não representa uma conta a receber em dinheiro tangível. Os itens de coleção podem ser criados por uma variedade de circunstâncias, como dívidas vencidas, cheques sem fundos e mandados do governo ou atrasos no pagamento de terceiros. Quando um item de cobrança é apresentado, os representantes de contabilidade têm duas opções: buscar a cobrança imediata ou cancelar o item de cobrança e aceitar uma perda.
Na maioria dos casos, os itens de coleção são criados quando a parte faturada não paga a fatura dentro do período de tempo em que a fatura foi emitida. Esta é considerada uma dívida parcialmente vencida. Isso é conhecido como termos líquidos e pode ser devido no recebimento, em 10 dias ou mais líquidos, dependendo dos requisitos da empresa que emite a fatura. Os itens de coleção podem ser resolvidos simplesmente enviando um lembrete para tentar obter o pagamento em um período de tempo razoável e anotando isso no livro-razão. Assim que o pagamento for recebido, o status contábil será alterado para uma conta a pagar.
Às vezes, um item de cobrança é criado quando um pagamento em cheque não compensa um item pendente. Isso pode acontecer quando um cheque é devolvido porque não há financiamento suficiente para cobri-lo, ou se o pagamento foi suspenso ou retido pelo beneficiário. Nesse caso, o pagamento deve ser mantido em cobrança até que condições de pagamento satisfatórias possam ser acertadas por ambas as partes. Além disso, quaisquer taxas bancárias incorridas podem ser configuradas como outro item de coleção no livro-razão e creditadas posteriormente.
Quando um mandado é emitido para uma conta por um tesoureiro do governo, este item deve ser listado como um item de coleção nos livros contábeis. O mandado garante que uma determinada quantia em dinheiro será recebida em uma data futura por uma agência governamental. Isso ocorre com mais frequência durante a espera pelo financiamento da concessão ou quando um julgamento foi feito sobre outra parte e os fundos estão sendo alocados por um escritório de contabilidade do tribunal.
Freqüentemente, firmas de processamento terceirizadas atrasam os pagamentos e fazem com que um item de cobrança apareça em um processo contábil. Essas agências de pagamento terceirizadas podem manter os fundos em custódia por um determinado período de tempo até que todos os termos sejam satisfeitos em um contrato de trabalho por aluguel ou baseado em projeto. Alternativamente, os fundos podem ter que ser processados internacionalmente com taxas de câmbio determinadas por cada lado do processo. Em alguns casos, uma empresa de processamento de terceiros pode ser uma conta de comerciante ou um serviço de processamento de pagamento online. Isso pode fazer com que um item de coleção fique presente por um tempo, mas pode ser resolvido facilmente assim que o pagamento for concluído.