Um livro-razão de despesas é um documento usado por contadores e contadores para detalhar despesas incorridas por uma entidade ou indivíduo. Normalmente, um livro de despesas detalha as transações que ocorrem em um período de tempo específico, como uma semana, mês, trimestre ou ano. Em muitos países, as empresas são obrigadas por lei a manter livros de despesas para que o governo possa prevenir e detectar atividades ilegais, como lavagem de dinheiro ou peculato corporativo.
Eles podem assumir a forma de um livro, uma única folha de papel ou um documento online ou aplicativo de software. Um livro-razão de despesas é normalmente apresentado em uma planilha com uma série de cabeçalhos listados na parte superior do documento que dividem a transação financeira em várias seções. Normalmente, as diferentes seções de um livro razão registram informações como o tipo de pagamento que está sendo feito, o nome do destinatário do pagamento e a data de uma transação. O razão também geralmente inclui um local para os números das faturas a serem registrados, juntamente com os números do esboço do cheque dos códigos de referência para pagamentos eletrônicos.
Um razão deve incluir um total de despesas em execução e isso normalmente aparece em cada linha ao lado de cada despesa registrada. O contador normalmente compara o total de despesas atualizado com as despesas listadas nos extratos bancários para garantir que as transações sejam registradas com precisão. Em alguns casos, uma transação pode aparecer no razão muito antes de aparecer no extrato bancário, pois pode levar vários dias para que os cheques e outros tipos de transações sejam processados. O contador geralmente é responsável por revisar as transações pendentes até que todos os itens sejam liberados no banco.
Em alguns países, os empresários e indivíduos podem reivindicar certos tipos de despesas como deduções fiscais. Geralmente, as autoridades fiscais exigem algum tipo de evidência para apoiar essas reivindicações. Portanto, cópias do livro de despesas, juntamente com a documentação de apoio, como recibos e faturas, às vezes são enviadas às autoridades fiscais. Em alguns países, as autoridades fiscais podem auditar os contribuintes de anos fiscais anteriores. Consequentemente, existem leis em muitos países que exigem que as pessoas mantenham documentos financeiros, como livros-razão, em arquivo por vários anos.
Às vezes, empresas e indivíduos podem se envolver em disputas sobre pagamentos pendentes. Um cheque perdido ou um pagamento eletrônico mal direcionado pode fazer com que o provedor de serviços não receba o pagamento. Os proprietários de empresas e indivíduos que mantêm um livro-razão de despesas podem resolver facilmente esses problemas, fornecendo informações ao serviço prestado, como o valor do pagamento e a data em que o pagamento foi feito. Os contadores podem ter problemas jurídicos com as autoridades fiscais e outros fornecedores quando os pagamentos são perdidos ou mal direcionados e os livros de despesas não são mantidos.