Também conhecido como documento de cobrança, um documento de cobrança é qualquer tipo de cópia impressa ou documentação eletrônica relacionada a tipos específicos de transações financeiras. Normalmente, o conteúdo do documento terá a ver com benefícios de algum tipo que são considerados prova de uma transferência de propriedade de bens e serviços ou servem como base para a licitação de pagamento por esses produtos. Podem ser usados diferentes tipos de papéis de cobrança, sendo alguns dos mais comuns faturas, guias de remessa e certificados de seguro.
Um dos exemplos mais facilmente reconhecidos de papel de cobrança é a fatura. Esse tipo de documento é elaborado como forma de identificar os detalhes básicos relacionados a uma transação financeira, como a compra de bens ou serviços. Embora a quantidade de detalhes incluídos varie, esse tipo de papel de coleta normalmente incluirá o nome e as informações de contato do comprador e do vendedor, uma descrição dos itens comprados e o valor devido ao vendedor pela compra.
Diferentes tipos de cartas de porte também são exemplos comuns de papel de coleta. Isso inclui um conhecimento de embarque que geralmente é preparado para acompanhar as mercadorias durante o transporte entre o comprador e o vendedor. Em uma aplicação semelhante, as contas aéreas também são preparadas para remessas que podem envolver transporte aéreo, ferroviário e outras estratégias rodoviárias. Como uma fatura, uma carta de porte ou conhecimento de embarque incluirá dados essenciais para garantir que as mercadorias em trânsito sejam identificadas corretamente e que o destino das mercadorias seja claramente indicado.
O certificado de seguro também é uma espécie de papel de cobrança. Com este documento, muitas vezes o foco é fornecer evidências de que algum tipo de plano de seguro cobre um determinado ativo. A prova de seguro é frequentemente necessária quando se trata de situações de embarque doméstico e internacional e ajuda a garantir que, no caso de algum evento catastrófico, os interesses do comprador e do vendedor sejam protegidos.
Um documento de coleta de qualquer tipo conterá dados relevantes para o propósito declarado do documento. Freqüentemente, o escopo real do conteúdo dependerá de quaisquer regulamentações comerciais governamentais que se apliquem ao tipo específico de papel que está sendo preparado. Ao compilar um documento de cobrança, é uma boa ideia certificar-se de que o documento está de acordo com as normas comerciais em vigor, uma vez que quaisquer erros ou omissões podem atrasar a conclusão bem-sucedida da transação envolvida.