Um plano de fluxo de caixa é um esboço específico das entradas ou saídas esperadas em períodos de tempo futuros. Tanto indivíduos quanto empresas usarão esses planos, embora de forma um pouco diferente na forma e na função. Enquanto um plano de fluxo de caixa pessoal muitas vezes se concentra na criação de um orçamento pessoal com base em salários e despesas familiares, um plano de caixa de negócios pode incluir um orçamento, plano de estrutura de capital para financiamento de dívida e capital, cálculos de valor presente líquido para novas oportunidades de negócios e outros detalhes previsões ou fórmulas.
Os indivíduos geralmente começam um plano de fluxo de caixa listando sua renda mensal total que recebem de empregos, juros recebidos em investimentos e outras fontes de dinheiro. O plano também incluirá um orçamento, que representa uma lista detalhada de todas as despesas durante um determinado período de tempo. As despesas incluem pagamentos de aluguel ou hipoteca, pagamento de empréstimo de carro, alimentação, roupas, seguro, serviços públicos, pagamentos de creche ou escola e itens diversos. Os indivíduos podem criar um orçamento esperado ou baseado em informações históricas. De qualquer forma, os indivíduos terão uma imagem clara do fluxo de caixa relacionado ao seu estilo de vida.
A maioria das empresas usa uma função de gerenciamento de caixa como parte de seu plano de fluxo de caixa. Uma função de gerenciamento de caixa pode ser a função designada de um funcionário específico ou pode ser um conjunto de tarefas adicionais associadas às responsabilidades de um funcionário. Embora as empresas também usem orçamentos como parte de seus planos, eles costumam ser bastante extensos. As empresas geralmente criam orçamentos com base nas despesas departamentais. Portanto, os departamentos de vendas, contabilidade, produção, tecnologia da informação e marketing terão um orçamento específico. Cada um desses orçamentos individuais será então transformado em um grande orçamento mestre, que delineará todas as despesas futuras para o próximo ano.
Outro aspecto do plano de fluxo de caixa de uma empresa é sua estrutura de capital. A maioria das empresas usará uma combinação de financiamento de dívida e capital para pagar compras comerciais em grande escala. O financiamento externo permite que uma empresa retenha o dinheiro de suas operações padrão para despesas regulares. Cada parte da estrutura de capital afetará o fluxo de caixa de uma empresa de forma diferente. Por exemplo, um empréstimo bancário tradicional muitas vezes exige que as empresas sigam um cronograma de reembolso rígido, que inclui o pagamento de acordo com o princípio do empréstimo e juros em intervalos fixos. O financiamento de capital é geralmente mais flexível. As empresas podem usar um contrato de investimento com capitalistas de risco para garantir termos específicos para o investimento. Isso permite que a empresa evite saídas de caixa imediatas por meio de pagamentos mensais. Na maioria das vezes, as empresas reembolsarão os investimentos em um ponto designado no futuro.