Um procedimento de cobrança descreve claramente as políticas e procedimentos que uma entidade adota para cobrar dívidas em caso de não pagamento. Em algumas regiões, organizações como universidades, agências de impostos e empresas de serviços públicos devem fornecer informações sobre seus procedimentos de cobrança ao público para fins informativos. Essas políticas também criam um sistema a ser seguido pelos funcionários ao processar dívidas e representar a empresa nas negociações com os devedores. Eles podem ser publicados em manuais de funcionários e outros documentos internos.
Esses documentos podem começar com uma discussão sobre os termos básicos, como um acordo de reembolso líquido de 90% para devedores. De acordo com os termos, as pessoas têm um determinado período de tempo para receber suas contas e pagá-las, contestá-las ou negociar um plano de pagamento. Caso não responda, a empresa pode iniciar um procedimento de cobrança para recolher o dinheiro. O escopo da atividade de cobrança pode depender da natureza da dívida; as autoridades fiscais, por exemplo, podem apreender uma propriedade e leiloá-la para cobrir os impostos não pagos.
De acordo com o procedimento de cobrança, os devedores precisam receber avisos com informações sobre a dívida, quaisquer juros e taxas aplicáveis e onde direcionar o pagamento. Se responderem, a empresa pode entrar na próxima fase, de cobrar a dívida integralmente ou criar um plano de pagamento. Quando os devedores não respondem aos pedidos de pagamento, a empresa pode entrar com uma ação judicial para cobrar os fundos. Ele também pode conduzir uma investigação para localizar devedores desaparecidos e identificar ativos que podem ser elegíveis para apreensão, se estiver autorizado a se envolver em atividade de apreensão.
Procedimentos de cobrança claramente estabelecidos podem proteger uma empresa de responsabilidade legal. Se trata todos os devedores igualmente, não pode ser acusada de práticas discriminatórias. Ter políticas definidas permite que os funcionários as sigam com cuidado e de forma neutra com todos os devedores, em vez de usar seu próprio bom senso. A documentação também pode ser útil em caso de litígio, pois a empresa pode demonstrar que obedeceu à legislação e seguiu os procedimentos internos para tratar de um assunto.
Aqueles com dúvidas sobre o procedimento de coleta podem pedir para ver a documentação e podem solicitar uma explicação de quaisquer componentes que tenham dificuldade em entender. Antes de assumir uma dívida, é aconselhável revisar todos os termos e condições, incluindo as divulgações do procedimento de cobrança. Isso pode fornecer informações importantes sobre o que as pessoas devem fazer quando temem não conseguir pagar.