Um processador de folha de pagamento é um indivíduo ou entidade responsável pelo processamento da folha de pagamento de uma empresa. Uma pessoa ou empresa que atua como processador de folha de pagamento normalmente tem o trabalho de processar contas de folha de pagamento e preparar cheques de funcionários, depósitos diretos e outros métodos de pagamento. Em alguns casos, ele também pode ser responsável pelo processamento de pagamentos de contratados independentes. Como parte desse processo, os processadores de pagamento geralmente são cobrados com impostos retidos na fonte dos pagamentos dos funcionários, de acordo com as leis aplicáveis na jurisdição específica. Da mesma forma, ele pode ter que reter dinheiro para coisas como contas de aposentadoria e outras contribuições voluntárias dos funcionários.
Quando um funcionário, e às vezes um contratado independente, recebe dinheiro devido por uma empresa, geralmente é um processador de pagamento que faz isso acontecer. Um processador de pagamento usa os registros fornecidos por uma empresa para determinar quantas horas uma pessoa trabalhou e seu salário por hora. Se uma pessoa receber um salário definido, no entanto, o processador poderá usar os registros da empresa para determinar o valor do salário devido em um período de pagamento. Esse valor se torna o pagamento bruto devido ao funcionário, embora possa não ser o valor que ele realmente recebe.
Na maioria dos lugares, um processador de folha de pagamento não simplesmente prepara os cheques dos funcionários com base no valor bruto do salário do funcionário. Em vez disso, muitas vezes ele é obrigado a reter uma série de impostos obrigatórios no pagamento do funcionário. No entanto, ele também pode reter valores referentes a coisas que o funcionário concordou. Por exemplo, ele pode ter que reter contribuições para coisas como contas de aposentadoria e seguro médico. As retenções na folha de pagamento podem variar de acordo com a jurisdição, o empregador e os desejos de cada funcionário.
Às vezes, um processador de folha de pagamento precisa ajustar o pagamento de um funcionário a partir do valor base ao preparar os contracheques. Por exemplo, ele pode ter que fazer ajustes para coisas como férias ou licença médica em alguns casos. Ele também pode ajustar o salário de um funcionário pelo tempo de folga. Em alguns casos, uma pessoa ou empresa com esse título também deve calcular o valor devido e ajustar o pagamento de um funcionário devido ao pagamento de horas extras.
Muitas vezes, um processador de folha de pagamento é um indivíduo, mas a tarefa às vezes é realizada por toda uma equipe, departamento ou empresa de folha de pagamento. Às vezes, um processador de folha de pagamento é um funcionário da empresa que lida com o processamento da folha de pagamento de pelo menos um funcionário. Em empresas muito pequenas, o proprietário da empresa pode processar ele próprio os pagamentos da folha de pagamento. Em alguns casos, no entanto, departamentos inteiros são dedicados ao processamento da folha de pagamento, e algumas empresas terceirizam o processamento da folha de pagamento para serviços de folha de pagamento.
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