Um livro-razão de clientes é uma parte específica do livro-razão geral de uma empresa inteiramente dedicada às transações da empresa com seus clientes. Visto que colocar todas as várias transações comerciais em um local de contabilidade seria infinitamente confuso, as empresas usam livros-razão separados dedicados a diferentes aspectos de seus negócios. Um desses livros auxiliares é o razão de clientes, que detalha todas as contas a receber que uma empresa acumulou. Isso é especialmente necessário quando as empresas têm acordos de crédito com seus clientes, uma vez que esses acordos geralmente levam a vários pagamentos para um único item adquirido.
A contabilidade é uma tarefa necessária para qualquer empresa que pretenda fazer negócios eficazes. Se uma empresa não consegue controlar todo o dinheiro que entra e sai, pode fazer com que o dinheiro seja perdido e não recuperado. Além disso, acompanhar todas as transações que uma empresa realiza é necessário na hora de pagar impostos. Uma vez que um razão geral pode ficar sobrecarregado e confuso se todas as diferentes transações forem incluídas de forma aleatória, são necessários livros-razão dedicados a ramos de negócios específicos. Um livro-razão de clientes é um desses livros-razão específicos.
É necessário que certas coisas sejam incluídas em um livro-razão de clientes. Primeiro, todos os nomes e informações importantes sobre os clientes de uma empresa específica devem ser incluídos. Cada cliente deve ocupar sua própria página, que deve detalhar todas as diferentes transações que ocorrem entre a empresa e esse cliente. As transações incluem todas as compras feitas, devoluções de clientes e os pagamentos feitos à empresa em questão.
Em muitos casos, as empresas podem querer manter ainda mais detalhes em seus livros de clientes. Isso pode evitar qualquer confusão no processo de contabilidade. Por exemplo, se os itens estão sendo enviados, o pedido de envio e quaisquer números de identificação de envio devem ser incluídos. Os números de série dos itens sendo comprados também devem ter um lugar específico no livro-razão. Cópias das contas reais que foram enviadas aos clientes também são úteis para consultar se houver alguma discrepância.
Quando as empresas compilavam um livro-razão de clientes no passado, muitas vezes era feito à mão em uma seção do livro-razão ou em um livro separado que, combinado com livros dedicados a contas a pagar, estoque e outros aspectos de negócios, abrangia toda a contabilidade. A tecnologia moderna tornou o processo de contabilidade um processo muito mais fácil, uma vez que muitas vezes é feito agora por software de computador. Isso exige que os contadores simplesmente insiram dados relativos aos clientes e suas compras. O software então faz todos os cálculos necessários e organiza todos os detalhes díspares em um todo coerente.