Valor administrativo ? a avalia??o da import?ncia de um registro comercial para as opera??es di?rias. Os registros considerados de valor administrativo s?o mantidos em arquivo ou usados ??regularmente na condu??o dos neg?cios. Essa categoriza??o de registros comerciais orienta a pol?tica de reten??o de documentos de uma empresa e pode ter implica??es legais em v?rias circunst?ncias, como em resposta a uma solicita??o de descoberta durante um lit?gio ou de acordo com uma auditoria tribut?ria.
Os registros de neg?cios s?o a for?a vital das opera??es. A trilha de transa??es em papel ? a maneira como uma empresa cumpre suas obriga??es governamentais para provar o cumprimento da lei. As empresas s?o obrigadas a documentar as vendas para comprovar o pagamento do imposto de renda, bem como os registros do status dos funcion?rios para comprovar a elegibilidade ao trabalho e comprovar as horas trabalhadas. Pol?ticas e procedimentos geralmente s?o comprometidos com o papel, o que cria um registro hist?rico da mudan?a nas pol?ticas ao longo do tempo.
Esses requisitos, juntamente com as necessidades internas e os padr?es do setor, significam que todos os registros que uma empresa produz devem ser avaliados quanto ao seu valor administrativo. Uma empresa determina se o registro ? algo que deve ou deve ser mantido por um determinado per?odo de tempo ou se pode ser destru?do sem consequ?ncias. As empresas maiores normalmente estabelecem uma pol?tica de reten??o de documentos que ajuda os funcion?rios a determinar o valor dos documentos para que os tipos de registros de neg?cios retidos sejam uniformes em toda a empresa.
As empresas menores raramente projetam uma pol?tica formal de reten??o de documentos, mas a determina??o do valor administrativo n?o ? menos importante em um ambiente de pequena empresa. A manuten??o inadequada de registros pode prejudicar qualquer empresa. Por exemplo, uma empresa que celebra contratos de servi?os normalmente fornece ao cliente o direito de auditar seus registros de atividades da conta. Se os registros administrativos adequados n?o forem mantidos, o cliente poder? processar um retorno dos pagamentos efetuados. Em um ambiente de vendas no varejo, a defesa bem-sucedida de um processo de escorregamento e queda pode depender das pol?ticas e procedimentos escritos que os funcion?rios receberam como parte de seu treinamento inicial.
O valor administrativo tamb?m desempenha um papel em um contexto p?blico para fins de supervis?o e hist?rico. O p?blico normalmente tem interesse nas opera??es di?rias de funcion?rios e escrit?rios do governo, e alguns pa?ses t?m leis que autorizam o p?blico a acessar registros do governo, como a Lei de Liberdade de Informa??o nos EUA. Uma avalia??o do valor administrativo geralmente determina quais registros devem ser mantidos e o que pode ser fragmentado durante o cumprimento da lei. Sem essa ?nfase no valor de certos documentos comerciais, grande parte do hist?rico transacional de neg?cios, ag?ncias e organiza??es seria perdida.
Inteligente de ativos.