Uma secretária corporativa é um profissional de negócios que gerencia várias tarefas essenciais na vida contínua de uma corporação. Embora exista alguma percepção de que o secretário seja mais um custodiante que atua como auxiliar de outros diretores corporativos, o papel do secretário corporativo é geralmente amplo e envolve a necessidade de exercer considerável autoridade em uma ampla gama de tarefas. Uma secretária eficaz pode fazer uma enorme diferença no bem-estar geral de uma corporação, estimulando os negócios adiante ou prejudicando a operação ao ponto de falha.
Em muitos casos, as responsabilidades de um secretário corporativo são definidas no estatuto social. Dependendo do tipo de corporação, essas responsabilidades podem ser muito específicas ou o secretário pode receber amplos poderes que podem ser usados em várias situações. As disposições do estatuto social devem estar em conformidade com os estatutos governamentais aplicáveis à incorporação real dos negócios, um fator que frequentemente influenciará o escopo das funções do secretário e a maneira como essas tarefas devem ser executadas para atender às normas legais vigentes. padrões.
Uma responsabilidade central do secretário corporativo tem a ver com garantir que o Conselho da corporação tenha acesso a informações precisas e recursos viáveis que lhe permitam funcionar de uma maneira que esteja em conformidade com os regulamentos governamentais. Isso significa que o secretário deve estar atualizado sobre todos os assuntos legais relacionados à função dos negócios. Não é incomum que um secretário corporativo seja um advogado que esteja em conformidade com a ordem do estado local, embora raramente exista a exigência de que ele ou ela seja advogado. Nas situações em que o secretário não é advogado, a estrutura corporativa normalmente fornece algum tipo de conselho geral com o qual o secretário pode trabalhar em estreita colaboração e, portanto, permanece atualizado sobre as leis ou regulamentos aplicáveis.
Dentro do escopo dessa responsabilidade central, o secretário corporativo supervisionará atividades como garantir que quaisquer novos conselheiros sejam instruídos sobre os regulamentos atuais e notificar o conselho quando ocorrerem alterações nas leis governamentais que afetem a operação dos negócios. No caso de surgir uma parceria de trabalho ou mesmo uma possível situação de fusão, o secretário corporativo geralmente é responsável por organizar as reuniões entre todos os tomadores de decisão, incluindo a participação de banqueiros de investimento nas discussões, se as negociações chegarem a um determinado ponto. No dia a dia, é provável que o secretário interaja com outros executivos da estrutura da empresa para garantir que eles estejam gerenciando suas áreas de responsabilidade de acordo com os regulamentos aplicáveis.
Não é incomum que o secretário corporativo trabalhe em estreita colaboração com o diretor executivo. Construir uma forte ponte de comunicação com o CEO coloca a secretária corporativa em posição de transmitir informações importantes sobre eventos ou tendências que podem impactar a operação dos negócios e iniciar uma estratégia para usar essas tendências ou eventos de maneira que melhores interesses da empresa. Para conseguir isso, o secretário deve ser um comunicador poderoso e competente, ter um olho nos detalhes e possuir um entendimento completo não apenas da estrutura operacional da empresa, mas também da missão e dos objetivos da corporação e da cultura corporativa. que se desenvolveu ao longo do tempo.
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