Uma secretária executiva é uma pessoa que trabalha como assistente administrativa para um alto executivo. Geralmente, essa não é uma posição de secretária de nível de entrada. Normalmente, esse trabalho exigirá muitos anos de experiência como secretário de funcionários predominantemente de alto escalão. Os deveres de um secretário executivo podem estender os de um secretário tradicional. Embora a experiência possa ser um fator contribuinte, alguns empregadores podem exigir uma educação universitária para obter essa posição.
A formatura do ensino médio é geralmente a menor quantidade de educação aceitável para se trabalhar como secretária executiva. Enquanto estava no ensino médio, o indivíduo pode ter se destacado em cursos relacionados a negócios e informática. Como o campo para secretários executivos pode ser competitivo, a obtenção de um diploma universitário pode dar a um indivíduo alguma vantagem para garantir um emprego. Algumas pessoas podem optar por obter um diploma de associado de dois anos, enquanto outras podem optar por um diploma de bacharel de quatro anos. Muitas pessoas que buscam esse cargo na carreira podem se inscrever em um programa relacionado a negócios, como administração de empresas, gerenciamento de negócios ou administração de escritórios.
Na maioria dos casos, o secretário executivo é o homem ou mulher do lado direito de um executivo de alto escalão em uma empresa ou estabelecimento. A secretária é muitas vezes a força motriz nos bastidores, garantindo que o negócio corra bem no dia-a-dia. Há muitas tarefas realizadas por um assistente executivo nesta posição. Algumas das funções mais comuns desse tipo de secretária podem incluir digitar cartas em nome de seu chefe, criar formulários, compilar planilhas e receber mensagens. Além disso, o secretário pode fornecer suporte administrativo a outros executivos do departamento.
Às vezes, uma secretária executiva pode se encontrar dentro de uma sala de reuniões fazendo mais do que apenas alguns minutos. O secretário pode ter que participar de uma reunião na ausência de seu chefe e representá-lo. Embora o secretário possa apenas ouvir a reunião e tomar notas para devolver o chefe, alguns podem ter que desempenhar um papel ativo, como fazer um discurso ou fazer uma apresentação. Por esse motivo, muitos chefes passam muito tempo treinando sua secretária para garantir que a pessoa possa assumir uma posição de liderança, se necessário, na sua ausência.
Diferentemente da maioria dos secretários tradicionais, uma secretária executiva pode dedicar algum tempo correlacionando atividades para o executivo fora do escritório. Alguns secretários serão responsáveis por organizar as viagens de seu chefe. Isso pode incluir agendamento de voos, organização de hotéis e agendamento de serviço de carro. Freqüentemente, o secretário também pode prestar assistência ao executivo em questões relacionadas à sua vida pessoal. Por exemplo, a secretária pode agendar consultas médicas, fazer arranjos para o jantar e coordenar reuniões de ausência do escritório para o executivo.