Nos negócios, um termo de abertura do projeto é um documento que define um projeto e apresenta autorização para ele. Indica os objetivos principais, os valores e a intenção do projeto. Isso garante que todas as partes interessadas concordem com a finalidade e o escopo do projeto, o que evita confusões à medida que o projeto é iniciado. Embora uma carta do projeto possa não ser exigida por lei, é uma ferramenta valiosa usada pelos planejadores do projeto e outras partes interessadas para manter o projeto organizado e focado.
Se uma empresa já escreveu documentos de projeto, os planejadores podem usar um documento antigo como modelo, mas, caso contrário, os modelos estarão disponíveis on-line e em livros e periódicos de planejamento de negócios. Muitos dos detalhes podem ser obtidos na proposta do projeto. Uma proposta de projeto geralmente é escrita como uma maneira de obter financiamento ou apoio para um projeto. Ele lista os objetivos do projeto e como esses objetivos serão alcançados.
Para ser útil, o termo de abertura do projeto deve incluir determinadas informações. Primeiro, deve indicar o nome do projeto e a pessoa responsável. Ele deve descrever os papéis das pessoas-chave, como investidores, gerentes e proprietários, e definir a terminologia. Isso permite que todos os envolvidos no projeto compartilhem o mesmo vocabulário, facilitando a discussão do projeto.
O termo de abertura do projeto também deve listar os objetivos do projeto. Esses devem ser os mesmos objetivos apresentados pela proposta de projeto. A alteração desses objetivos deve ser avaliada e aprovada por todas as partes interessadas antes que sejam feitas alterações. Como quaisquer boas metas, as metas estabelecidas em um termo de abertura do projeto devem ser específicas e realisticamente alcançáveis. Uma linha do tempo deve ser delineada para que as partes interessadas possam avaliar o progresso.
Outros elementos-chave de uma carta do projeto são as prioridades e o escopo. As prioridades indicam quais objetivos são mais importantes e o escopo descreve o que o projeto irá ou não implicar. Isso é importante para evitar o que se chama escassez de escopo – a ampliação gradual do foco de um projeto até que se torne uma bagunça impossível de gerenciar metas que drenam tempo, dinheiro e recursos.
De fato, uma descrição detalhada do tempo, dinheiro e recursos disponíveis para o projeto também deve ser incluída. O custo projetado e os fundos disponíveis devem ser descritos, assim como o prazo para quando o projeto deve ser concluído. Dependendo do tamanho de um projeto e das necessidades de acionistas individuais, um termo de abertura do projeto pode incluir informações adicionais, mas nunca deve deixar de fora nenhum desses pontos-chave.
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