Uma conta de caixa não é um tipo de conta bancária, mas sim um fundo mantido dentro de uma empresa. A quantia de caixa para pequenas despesas contém uma pequena quantia de dinheiro e é usada principalmente para compras quando o uso de cheques, cartões de débito ou cartões de crédito seria frívolo. O dinheiro também pode ser usado para fazer troco, se não houver dinheiro suficiente na caixa registradora. Apenas uma ou duas pessoas são atribuídas à conta do fundo de maneio e qualquer dinheiro retirado ou colocado é contabilizado num livro. O dinheiro é mantido em um cofre e normalmente armazenado no local de trabalho.
As contas de caixa para pequenas despesas são sempre usadas para armazenar uma pequena quantidade de dinheiro. O valor mais comum é em torno de $ 100 dólares americanos (USD) para pequenas empresas que não têm muitas despesas. As empresas maiores podem manter até US $ 1,000, mas geralmente não mais do que isso, porque valores mais altos aumentam o potencial de perda se ocorrer roubo. Para armazenar o dinheiro para pequenas despesas, ele geralmente é trancado em um cofre que é mantido na empresa.
O objetivo de uma conta de caixa para pequenas despesas é ter uma pequena reserva de dinheiro para quando pequenas compras precisarem ser feitas. A conta entra em jogo quando uma compra é tão pequena que não vale a pena passar pelos canais formais exigidos para obter um corte de cheque ou para obter permissão para usar um cartão de crédito ou débito da empresa. A mudança também pode ser feita na conta de caixa quando não houver dinheiro suficiente na caixa registradora e, se ninguém estiver disponível para retirar dinheiro do banco, o caixa pode reabastecer temporariamente a caixa.
Sempre que o dinheiro é retirado ou colocado na conta de caixa, alguém anota o valor. Por exemplo, se $ 5 USD for retirado, mesmo se houver troco de qualquer compra, $ 5 USD é marcado como retirada. Isso garante que não haja roubo e também garante que os gerentes saibam exatamente quanto dinheiro está na conta. Quando a alteração é retornada, ela também é anotada.
Poucas pessoas em uma empresa têm acesso à conta do caixa para pequenas despesas. É mais provável que haja uma ou duas pessoas responsáveis pela conta. Se for uma pessoa, ele ou ela será responsável por retirar o dinheiro da conta e reabastecê-la, junto com a redução de quaisquer saques ou depósitos. Se houver duas pessoas, ou ambas estão no controle do dinheiro e da contabilidade ou uma pessoa é designada para o dinheiro e outra é designada para a contabilidade.
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