Também conhecido como memorando de crédito ou nota de crédito, uma nota de crédito é um documento emitido por um fornecedor ou fornecedor para um cliente. O documento é normalmente usado para fornecer algum tipo de desconto sobre o preço normalmente concedido ao cliente, seja autorizando um desconto em dinheiro para esse cliente ou subtraindo o valor descontado do saldo devido em transações que ainda não foram faturadas ao cliente. O desconto pode ser na forma de uma porcentagem desses encargos ou de um valor real em dólares, dependendo das políticas e procedimentos da entidade que está emitindo a nota de crédito.
Uma nota de crédito às vezes é usada como um documento interno para processar descontos concedidos a um cliente como parte de uma campanha promocional. Por exemplo, o fornecedor pode estender a execução de uma promoção que oferece a clientes específicos um desconto de 5% nos próximos três pedidos feitos. À medida que esses pedidos são feitos, uma nota de crédito é gerada para cada um desses pedidos, refletindo o preço padrão aplicado aos itens pedidos. O valor total devido no pedido é reduzido em 5%, com o original e o total ajustado aparecendo na fatura do pedido. Normalmente, o motivo do crédito também é documentado na nota e na fatura. Essa abordagem permite que o cliente veja quanto foi realmente economizado naquele pedido específico.
Existem situações em que uma nota de crédito é utilizada para indemnizar os clientes por algum tipo de incómodo ocorrido na utilização dos serviços de uma determinada empresa. Por exemplo, uma empresa de teleconferência pode optar por emitir uma nota de crédito na fatura de uma teleconferência específica quando a qualidade dessa teleconferência for prejudicada por fatores originados com a empresa que fornece o serviço. Nesse cenário, o provedor da conferência emitirá uma nota de crédito ou memorando que efetivamente cancela uma parte ou mesmo todas as cobranças associadas à chamada. Uma fatura da chamada ainda é impressa, mas reflete as cobranças originais e o valor do crédito, juntamente com o saldo devido ajustado. Aqui, o objetivo é tentar reparar o dano causado pelo serviço inferior recebido pelo cliente, motivando o cliente a dar uma nova chance ao provedor de teleconferência.
O uso de uma nota de crédito também é importante para o processo de contabilidade interna. Ao documentar quaisquer descontos emitidos para qualquer finalidade, é possível para as empresas determinar quanta receita é perdida em cada período como resultado desses créditos. Isso pode ser especialmente importante, pois as empresas podem rastrear não apenas os totais, mas também os motivos dos créditos. Se uma análise da atividade da nota de crédito em um período indicar que um erro de serviço recorrente é responsável por uma quantidade significativa dos créditos emitidos, medidas podem ser tomadas para corrigir o problema, em última análise, economizando uma quantidade considerável de dinheiro para a empresa.