Organização do conhecimento é o processo geral de “organização” e organização de todas as informações e conhecimentos reunidos por uma empresa ou firma. Dessa forma, uma empresa pode ter muito mais facilidade na obtenção de dados e recursos quando necessário. Esse processo também ajuda a empresa a identificar quanto conhecimento possui e quanto falta. O conceito de organização do conhecimento, portanto, tratou o “conhecimento” como um ativo que deve ser preservado e aumentado para o benefício da empresa.
O método de organização do conhecimento inclui várias etapas, que podem ocorrer de maneira sobreposta e simultânea. O primeiro passo é a classificação, na qual os documentos podem ser classificados e agrupados primeiro de acordo com seus fatores comuns. A seguir, o mapeamento do conhecimento, no qual todas as fontes potenciais de conhecimento – pessoas, instituições e tecnologia – são identificadas. Isso ajuda a tornar o conhecimento disponível aumentado em qualidade e quantidade.
A indexação de todo o conhecimento é o próximo passo para a organização do conhecimento. Nesta fase, todos os dados e documentos reunidos são armazenados. Geralmente, a categorização ocorre simultaneamente com a indexação, para identificar e rotular todos os grupos de conhecimento que foram inicialmente classificados. Seguir essas etapas pode ser difícil de executar quando feito manualmente, portanto, as empresas geralmente usam software e aplicativos para facilitar as tarefas. Os programas de computador também são mais acessíveis em termos de busca e recuperação de todos os tipos de documentos e “conhecimento”.
A organização do conhecimento lida não apenas com o conhecimento que pode ser trazido para a empresa, mas também com o conhecimento e as informações existentes dentro da própria empresa. Exemplos de conhecimento interno são avaliações de funcionários, diagramas de fluxo de trabalho e relatórios financeiros anuais. Todo esse conhecimento ajuda a empresa a determinar onde estão seus pontos fortes e como diminuir e melhorar seus pontos fracos. Quando todo o conhecimento relevante estiver presente, os principais executivos podem conduzir reuniões e conferências como parte da organização do conhecimento.
Essa prática é importante não apenas para empresas e áreas relacionadas a negócios, mas também é valiosa em instituições, arquivos históricos e museus. Até as bibliotecas seguem um tipo tradicional de organização do conhecimento por meio de cartões e índices de catálogo, muito antes da presença de computadores. Os museus, especialmente, precisam organizar todo o conhecimento coletado para garantir que todos os dados sejam autênticos, credíveis e acessíveis ao público. Até enciclopédias e almanaques são exemplos diários em que a organização do conhecimento foi aplicada. Em resumo, todas as organizações e empreendimentos que dependem do conhecimento precisam do processo de organização do conhecimento para facilitar a coleta, a recuperação e a compreensão de todos os dados relevantes.
Inteligente de ativos.