Um fundo paralelo é geralmente definido como algum tipo de reservas financeiras que são mantidas acima e além dos itens de linha contábeis usuais, geralmente como algum tipo de item de linha geral que pode ser usado para rastrear desembolsos que não se enquadram nos critérios de outros fundos . As empresas podem ter fundos comuns reservados para gerenciar compras que estão fora do escopo do orçamento operacional básico, enquanto indivíduos e famílias podem usar fundos mútuos para despesas extras que estão acima e além das despesas domésticas habituais. Existem vários benefícios em manter um fundo com dinheiro secreto, bem como alguns passivos potenciais, incluindo a possibilidade de não pagar os impostos sobre os fundos e de ter muitos problemas com uma agência tributária.
Quando administrado de maneira adequada, existem vários prós associados à operação de um fundo secreto. O fundo pode funcionar como um meio de gerenciar despesas que são difíceis de relacionar a itens de linha orçamentária específicos. Ao manter o dinheiro extra no fundo de caixa, ainda é possível contabilizar cada compra, mesmo que classificá-la seja um tanto difícil. Usando essa abordagem, não há potencial para que o dinheiro ou as compras sejam considerados fora dos livros e, portanto, muito pouca oportunidade para que as transações não sejam contabilizadas no cálculo dos impostos.
Uma vez que o dinheiro mantido em um fundo secreto não é necessário para a operação diária da empresa ou da família, os fundos podem frequentemente ser usados para fins que estão fora do escopo desse orçamento. Por exemplo, uma família pode criar e manter um caixa para usar quando a família decidir tirar férias de última hora ou um feriado prolongado de fim de semana, ou fazer algum tipo de compra por impulso, como uma nova televisão de tela ampla. Uma vez que o dinheiro é o fundo não destinado a nenhum propósito específico, a família pode determinar quando e como usar os fundos. Da mesma forma, uma empresa pode decidir usar o fundo duplo para financiar a participação em uma conferência de negócios no último minuto, mesmo que o orçamento não forneça fundos para esse propósito específico.
Existem alguns perigos potenciais associados à manutenção e ao uso de um fundo secreto. A tentação de manter o dinheiro extra fora dos livros está sempre presente. Supondo que os fundos movidos para o fundo já sejam contabilizados como receita e incluídos no cálculo dos impostos devidos, pode não haver problema em manter o fundo fora dos livros. Infelizmente, ocultar o dinheiro pode aumentar as chances de não pagamento dos impostos aplicáveis, uma situação que, em última análise, leva à cobrança de taxas e penalidades quando o dinheiro é descoberto. Dependendo da quantia encontrada no fundo secreto, isso poderia lançar uma investigação em grande escala em todos os aspectos da contabilidade financeira, bem como prejudicar a reputação da empresa.
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