As propostas de projeto são documentos elaborados para apresentar um plano de ação, descrever as razões pelas quais a ação é necessária e convencer o leitor a concordar e aprovar a implementação das ações recomendadas no corpo do documento. Em muitos casos, o documento é redigido como uma resposta a uma Solicitação de proposta (RFP) emitida por um cliente atual ou potencial. No entanto, um documento desse tipo também pode ser preparado para servir a um propósito interno, especialmente quando alguém dentro da empresa tem uma idéia de como torná-la mais lucrativa ou eficiente e precisa de autorização e apoio para implementar a ação.
Em qualquer situação, uma proposta de projeto será claramente organizada para que os leitores possam seguir uma progressão lógica do pensamento até a conclusão. Muitas propostas de amostra oferecem uma diretriz básica que pode ajudar até mesmo os novatos a entrar no campo da redação eficaz da proposta. As diretrizes geralmente identificam cinco componentes ou seções principais de qualquer proposta de projeto: introdução, histórico, estratégia, orçamento ou financiamento e resultado.
Com a seção introdutória de uma proposta de projeto, a idéia é informar aos leitores sobre o que é o projeto e por que vale a pena considerar o projeto em primeiro lugar. Essencialmente, esta seção serve para validar o tempo e o esforço gastos na apresentação dos dados, bem como o tempo necessário para ler e considerar os méritos e a viabilidade do próprio projeto. A introdução não é o lugar para apresentar as porcas e os parafusos do projeto, apenas para estabelecer seu potencial e cultivar interesse suficiente para incentivar o leitor a aprender mais.
O pano de fundo expõe os pontos básicos da introdução, muitas vezes citando razões específicas pelas quais o plano do projeto é bom, com base em dados históricos, projeções de necessidades e desempenho futuros e nas circunstâncias atuais dos negócios. O pano de fundo ajuda a construir o argumento de como o projeto pode atender às necessidades que surgiram devido a ações passadas, além de antecipar necessidades futuras e abordá-las em tempo hábil. Na maioria das vezes, a seção de plano de fundo estabelecerá firmemente que algo deve ser feito e pavimentará o caminho para aprender como isso pode ser realizado.
Com a seção de estratégia da proposta de projeto, o objetivo é descrever todos os procedimentos necessários para tornar o projeto bem-sucedido. Freqüentemente, a estratégia ajuda a definir metas de curto e longo prazo para o projeto, explica como realizar sistematicamente cada etapa e que tipo de retorno pode ser esperado do esforço. Aqui, o leitor começa a ter uma idéia de quão importante é o projeto e o potencial que ele tem para ajudar a empresa a utilizar melhor os recursos disponíveis enquanto se posiciona para o futuro.
A seção de orçamento resume o que a maioria dos tomadores de decisão deve saber antes de aprovar qualquer projeto: qual é o custo envolvido na implementação da proposta de projeto. Nesta seção, os detalhes devem ser acompanhados de fatos e números bem pesquisados e abranger todos os aspectos imagináveis do financiamento necessário para iniciar e manter o projeto ao longo do tempo. Muitas propostas falham aqui, devido à falta de detalhes e evidências de apoio para os detalhes incluídos.
Finalmente, a proposta do projeto aponta para o resultado da implementação do projeto. Esta é a seção em que todos os benefícios são explicitados claramente. As vantagens podem incluir itens como redução de custos operacionais, aumento do perfil público dos negócios, geração de mais vendas ou aumento de lucros devido ao uso mais eficiente dos recursos disponíveis. Assim como nos detalhes do orçamento, é importante que todos os benefícios nomeados possam ser suportados por outros dados para serem considerados seriamente.
Às vezes, escrever uma proposta é mais fácil quando uma RFP formal é fornecida. Freqüentemente, a RFP apresentará a estrutura básica da proposta, fornecerá pistas inestimáveis sobre informações específicas de interesse do cliente em potencial e definirá a ordem em que os dados são apresentados. Quando uma RFP é fornecida, é essencial seguir as especificações do documento à risca. Caso contrário, a proposta será anulada e um dos outros fornecedores que seguiram de perto as disposições receberá o negócio.
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