Também conhecido simplesmente como solicitação de oferta, uma solicitação de oferta é uma solicitação formal para um fornecedor enviar uma oferta a um cliente em potencial na esperança de garantir os negócios dessa pessoa, empresa ou organização sem fins lucrativos. Às vezes chamada de solicitação de proposta ou solicitação de proposta, a solicitação de oferta inclui os termos e condições que governariam a relação de trabalho, além de fornecer preços que o emissor provavelmente achará desejável. Embora os lances possam ser um pouco informais, eles geralmente são bem documentados e estruturados de maneira a permitir que a entidade que solicita lances compare todos os envios com relativa facilidade.
O processo para criar uma solicitação de lance é relativamente simples. A entidade emissora identifica quais produtos são necessários, inclui todos os detalhes sobre aplicativos ou recursos especiais necessários e convida os fornecedores selecionados a enviar uma oferta formal para o negócio. Geralmente, existem restrições sobre como a oferta pode ser enviada e uma data de vencimento na qual o emissor deve receber a oferta para que ela seja considerada. O não cumprimento das diretrizes adotadas pelo emissor geralmente leva à exclusão automática da consideração quando a avaliação das propostas recebidas estiver em andamento.
No centro de qualquer solicitação de oferta está o preço de cada bem ou serviço a ser fornecido nos termos do contrato. As cotações de preços devem ser claras, concisas e completamente relevantes para as necessidades declaradas e implícitas do emissor da oferta. Embora normalmente exista espaço na resposta para o fornecedor incluir outros dados, o preço deve sempre ser apresentado em uma única matriz, de preferência em uma única página, se possível. Não é incomum que a matriz seja estruturada como um anexo ao corpo principal da resposta.
Ao decidir como configurar a matriz de preços e onde incluir os dados no corpo da resposta à solicitação de oferta, é importante prestar muita atenção à folha de proposta de licitação ou outros documentos criados pelo emissor. A matriz de preços deve ser estruturada de maneira a permitir que o emissor siga o mesmo fluxo geral da solicitação ao avaliar as respostas. Se houver instruções específicas sobre o local da resposta para colocar a matriz, verifique se isso foi feito. Isso ajuda a demonstrar os olhos do fornecedor para detalhes, além de facilitar para o emissor encontrar rapidamente os dados que deseja revisar durante o processo de seleção do fornecedor final.
Nas situações em que a solicitação de lance é muito básica e não fornece muitos detalhes sobre a estrutura e o posicionamento das informações na resposta, o entrevistado pode querer fazer uso de uma proposta padrão, também conhecida como modelo de proposta. Muitas empresas mantêm clichês que podem ser personalizados rapidamente com preços e outras informações básicas relevantes para uma solicitação de lance específica. Há também vários modelos de proposta genéricos disponíveis para download, alguns deles sem nenhum custo. No entanto, esses recursos genéricos devem ser utilizados apenas quando o fornecedor que emite a solicitação de oferta não optar por incluir detalhes específicos sobre como a resposta deve ser estruturada.
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