Uma variação de orçamento flexível é a diferença entre o valor que uma empresa planeja gastar ou ganhar durante um período de tempo especificado e o valor que realmente gasta ou ganha. A variação ou diferença pode ser um número positivo, significando que os custos excedem o orçamento ou a receita excedeu as expectativas, ou um número negativo com os custos sendo menores do que o esperado ou a receita menor do que o planejado. Os gerentes e investidores podem usar a variação de orçamento flexível para medir o desempenho não apenas da empresa, mas também de diferentes gerentes.
Quando o desempenho real de uma empresa ou departamento difere do que foi planejado para um mês, trimestre ou mesmo ano, medir a variação do orçamento flexível ajuda a controlar os custos. Tentar aplicar os padrões do orçamento estático não funciona se os custos ou ganhos esperados forem diferentes, impossibilitando a avaliação da rentabilidade ou desempenho da empresa. Sem uma forma precisa de medir o desempenho, a administração não pode saber se são necessárias correções na empresa ou nas ações de um departamento.
Para que uma variação de orçamento flexível funcione, a empresa deve primeiro ter um orçamento estático ou fixo. O orçamento estático planeja um determinado montante de receita e um certo montante de despesas, com base nas previsões da administração sobre as condições de mercado e o desempenho da empresa. Ao observar a variação, os gerentes ou investidores ainda usam os mesmos valores de custo e receita fixos que foram definidos no orçamento estático. Se os valores de um custo ou receita forem variáveis no orçamento estático, o orçamento flexível deve usar números variáveis para esses valores de custo ou receita também.
As diferenças nos custos ou ganhos reais de uma empresa em relação aos que foram projetados por um orçamento estático fornecem informações valiosas sobre o desempenho. Por exemplo, uma empresa pode parecer ganhar mais dinheiro vendendo um número maior de unidades durante um mês ou trimestre do que o que era originalmente esperado no orçamento estático. A variação de um orçamento flexível, porém, pode mostrar que o valor ganho por unidade foi menor do que o projetado, possivelmente fazendo com que a empresa obtivesse menos receita líquida com o maior número de vendas.
Avaliar o desempenho de um gerente individual usando uma variação de orçamento flexível só funciona bem se as informações apropriadas forem usadas para a avaliação. Todas as informações orçamentais, sejam de orçamentos estáticos ou flexíveis, devem ser da responsabilidade do gestor em avaliação. Quanto mais alto o nível ou autoridade do gerente em uma empresa, mais variações do orçamento geral da empresa devem ser usadas para medir seu desempenho.
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