A contabilidade pro forma é um tipo de estratégia financeira que incorpora informações projetadas e históricas ao preparar vários tipos de relatórios contábeis. A ideia é utilizar essa abordagem para fornecer um instantâneo do que se espera que aconteça, usando dados históricos como base para essas projeções. Embora de natureza especulativa, a contabilidade pro forma não trata de fazer suposições infundadas sobre o futuro, mas de criar previsões financeiras que estatisticamente têm um grande potencial para ocorrer.
Uma das maneiras mais fáceis de entender como a contabilidade pro forma pode ser útil é considerar uma empresa que está considerando um projeto de expansão. Como parte do processo, é necessário ter uma ideia de que tipo de benefícios financeiros resultarão dessas atividades no futuro. Para fazer isso, a empresa se baseará em dados históricos para projetar quanto de retorno a expansão provavelmente produzirá em um, dois ou cinco anos após a conclusão. Isso exige a identificação como custos recorrentes ou as despesas que serão absorvidas de forma contínua e a comparação dessas despesas com a receita projetada que resultará da expansão.
Usando esta aplicação de contabilidade pro forma, os proprietários de negócios podem ter alguma ideia do que esperar em termos de benefícios dessa expansão, e se os retornos líquidos são suficientes para justificar os custos da expansão e a operação contínua das novas instalações em o futuro. Se houver indicações de que esses retornos são mínimos, a empresa pode optar por adiar a expansão ou olhar para alguma outra oportunidade com melhor chance de gerar retornos mais desejáveis. A partir dessa perspectiva, o uso da contabilidade pro forma para criar declarações de renda projetadas, balanços e até mesmo declarações de lucros e perdas pode ajudar os proprietários a evitar o início de um projeto que, em última análise, provavelmente não aumentará os resultados financeiros em um montante apreciável.
Para que a contabilidade pro forma seja benéfica, os dados coletados para as projeções devem ser tão precisos quanto possível. Isso inclui dados que fornecem dicas sobre o movimento da economia e como esses movimentos irão impactar a capacidade do negócio de gerar vendas ou de continuar comprando matéria-prima a preços razoáveis. A menos que os dados sejam confiáveis, as projeções que refletem as demonstrações contábeis pro forma serão inúteis e deixarão os proprietários e investidores com uma falsa impressão da viabilidade do projeto de expansão.