A verificação física de ativos é um processo usado para determinar se os ativos reivindicados nos registros da empresa estão de fato em posse da empresa. A mesma abordagem geral é usada para verificar os ativos reivindicados por um investidor como parte de uma carteira. Com ambas as abordagens, o objetivo é confirmar a existência física dos ativos e garantir que eles sejam contabilizados adequadamente em termos de manutenção de um inventário preciso e no pagamento de impostos sobre esse inventário.
No que se refere aos estoques mantidos como parte da operação das instalações de manufatura, a verificação física dos ativos é um componente comum para garantir que os itens que fazem parte de um inventário estejam realmente presentes. Os balconistas geralmente conduzem inventários físicos de suprimentos várias vezes ao ano, contando fisicamente cada unidade de itens que deveriam estar em estoque de acordo com os registros de estoque. Os dados dessa verificação física de ativos podem então ser usados para ajustar os registros. Isso é importante, uma vez que registros precisos facilitam o pedido de itens adicionais com base no uso e nos totais de estoque atuais. Ao mesmo tempo, certificar-se de que a contagem do estoque é precisa permite que a empresa calcule os impostos que devem ser pagos sobre o estoque, evitando pagar mais impostos do que o necessário.
A mesma abordagem geral para uma verificação de ativos pode ser realizada com uma carteira de investimentos. Aqui o foco é determinar se o investidor possui propriedade dos ativos que compõem a carteira, com atenção à quantidade de ações e ao preço de mercado em uma data específica. No caso de imóveis incluídos em carteira, é visitada a localização da propriedade e verificada a existência de quaisquer edificações ou outras características que impactem o valor do imóvel. Como acontece com os estoques em uma fábrica, os resultados da inspeção física podem ser usados para ajustar os registros contábeis, resultando em informações confiáveis que podem ser utilizadas para confirmar o patrimônio atual do investidor e garantir que a obrigação tributária seja devidamente avaliada.
Em qualquer esforço para conduzir uma verificação física dos ativos, deve-se tomar cuidado para inspecionar os ativos em questão de perto, verificar se eles são legítimos e confirmar a contagem se várias unidades estiverem envolvidas. Embora um tanto demorado, esse tipo de esforço pode ajudar a identificar discrepâncias que, se não corrigidas, podem criar problemas sérios mais tarde. Por exemplo, se uma verificação física de ativos em uma fábrica determinou que um componente principal da máquina que está supostamente no estoque de abastecimento não está fisicamente presente, é possível ajustar os registros e solicitar uma ou mais unidades desse componente antes do equipamento principal quebra e custa à empresa tempo de produção e atrasos que podem levar vários dias ou até semanas.