Um orçamento, definido basicamente, é um plano financeiro estratégico. Geralmente considera receitas e despesas. Ao fazer isso, vários outros fatores, como mão de obra e disponibilidade de matéria-prima, podem precisar ser considerados. Uma variação de orçamento surge quando há uma diferença entre o plano e o resultado.
Ao considerar a variação do orçamento, pode ser muito importante diferenciar entre as coisas que afetam o orçamento que podem ser controladas e aquelas que não podem. Existem vários motivos pelos quais pode ocorrer uma variação de orçamento. Um dos motivos é que o orçamento foi mal planejado. Este é um exemplo de fator controlável.
Algumas causas da variação do orçamento podem ser controladas. Os custos de mão de obra são outro exemplo. Uma empresa pode controlar seus gastos nessa área tomando decisões como proibir horas extras e terceirizar projetos que, de outra forma, exigiriam funcionários com altos salários.
Algumas causas da variação do orçamento são incontroláveis. Fatores nesta categoria são comumente externos. Isso significa que esses fatores são determinados por entidades externas à empresa que fez o orçamento. Um aumento nos preços dos serviços públicos pode ser um exemplo de fator incontrolável. Se um desastre natural causa falta de algumas matérias-primas, isso também é um fator incontrolável.
Quando alguém considera uma variação de orçamento, ela não deve presumir automaticamente que se refere a perdas. Uma variação de orçamento pode ser positiva ou negativa. Quando é positivo, é comumente referido como uma variação favorável. Quando negativa, é considerada uma variação desfavorável.
Existem várias categorias de variações de orçamento. A variação de lucro é uma das mais comuns. Isso se refere à diferença entre os lucros esperados e os lucros efetivamente obtidos, sejam eles maiores ou menores do que o previsto.
É comum que grandes organizações tenham vários orçamentos. Estes podem, por exemplo, ser divididos por setor, filial ou departamento. Quando for esse o caso, pode haver várias variações de orçamento. Existem várias maneiras de lidar com isso.
Veja o exemplo de uma empresa de engarrafamento que possui uma divisão norte e sul. No final do ano, o norte pode ter uma variação positiva de US $ 1 milhão de dólares americanos. O sul, entretanto, tem uma variação negativa de $ 500,000 USD. Uma maneira de lidar com isso é permitir que a divisão norte fique com o excedente além do valor que receberá para o novo orçamento anual. Ao contrário, a divisão sul poderia ter o déficit de $ 500,000 dólares deduzido do orçamento do ano novo.