Um planejador de projeto cria um plano mestre para um projeto atribuído, que inclui cronogramas, recursos necessários, a ordem das tarefas necessárias e as responsabilidades de cada membro da equipe do projeto. Os agendadores de projetos geralmente são proficientes no uso de aplicativos de software para registrar e rastrear essas informações. Eles também fazem atualizações frequentes no cronograma diário do projeto e fornecem feedback à equipe sobre como as tarefas concluídas estão afetando o progresso geral do projeto. Muitos trabalhos de agendador de projetos estão em áreas como construção, desenvolvimento de software ou engenharia. Um planejador geralmente trabalha em estreita colaboração com um gerente de projeto para garantir que os marcos do projeto sejam alcançados com eficiência e dentro das restrições orçamentárias prescritas.
Os trabalhos típicos do planejador de projeto requerem o uso de software para inserir os horários e prazos de início de cada fase de um projeto. Essa linha do tempo geralmente está vinculada a uma planilha de tarefas que mostra as etapas para conclusão diariamente ou às vezes a cada hora. O software de agendamento do projeto também geralmente inclui espaço para o agendador registrar anotações em tarefas que precisam ser refeitas ou que podem estar atrasadas no restante da linha do tempo. No caso de tais problemas, um agendador de projeto normalmente apresenta soluções viáveis, como atribuir recursos adicionais ou delegar trabalho a diferentes membros da equipe.
Os agendadores de projetos geralmente planejam os recursos necessários com informações e orientações do gerente de projetos. Um recurso pode ser um trabalhador com um conjunto de habilidades específico, uma ferramenta como um aplicativo de software ou um conjunto de materiais de construção. Em setores como a construção, um planejador também é geralmente responsável por listar os materiais e ferramentas necessários, além de observar quais tarefas do projeto exigirão cada uma. Alguns agendadores de projetos podem ser solicitados a pesquisar os custos médios dos materiais e ajudar o gerente de projetos a planejar o custo total estimado com base nessas informações.
Outras tarefas do agendador do projeto envolvem dar e receber feedback com diferentes membros da equipe do projeto ao longo de toda a linha do tempo. Normalmente, é necessário que um planejador tenha boas habilidades de comunicação e interpessoais para alcançar o melhor resultado possível do projeto. As alterações no cronograma geralmente são comuns em vários projetos, e um planejador de projetos qualificado é capaz de minimizar possíveis contratempos dessas alterações. Geralmente, os agendadores de projetos também são necessários para manter a equipe atualizada sobre quaisquer alterações e fornecer a eles todas as informações necessárias para manter suas tarefas dentro do cronograma.