Um funcionário da cidade é o responsável pelas funções administrativas da cidade. Seu trabalho é manter as operações diárias em execução de maneira eficiente e precisa. Ele normalmente apoia o gerente da cidade, bem como o prefeito, o conselho da cidade e qualquer outro pessoal diretamente envolvido na administração da cidade.
Além da manutenção de todos os arquivos e registros oficiais, o funcionário também supervisiona regularmente as operações fiscais, como vendedores e fornecedores pagantes. Geralmente, ele é obrigado a preparar orçamentos, revisar a precisão e a validade das despesas e enviar solicitações de revisões de orçamento ao gerente da cidade. Os fundos de caixa para despesas gerais de escritório são normalmente de sua responsabilidade.
Se a estrutura do governo da cidade incluir um conselho da cidade e um prefeito, o secretário da cidade normalmente é obrigado a preparar as agendas para cada uma de suas reuniões e notificar as comissões da cidade se sua contribuição for necessária para determinados itens da agenda. Essas comissões geralmente incluem as comissões de planejamento e impacto ambiental, além do conselho de revisão do projeto e do conselho de obras públicas. O funcionário normalmente monta os pacotes da agenda e os distribui aos membros do conselho. As atas das reuniões são normalmente registradas e editadas pelo secretário e distribuídas aos membros do conselho após a conclusão.
Quando a cidade realiza eleições, o secretário da cidade é frequentemente responsável pelos detalhes das eleições municipais. Isso geralmente inclui a preparação e verificação das informações e a distribuição das cédulas por correio ou na prefeitura. Nomear e treinar trabalhadores eleitorais é frequentemente parte de seu trabalho, juntamente com a contagem e verificação dos resultados das eleições.
Quando os códigos municipais ou os estatutos da cidade são alterados, o funcionário geralmente é obrigado a garantir que as notificações apropriadas das ações sejam publicadas nos jornais locais. Se forem realizadas audiências públicas sobre questões que afetam os cidadãos, é esperado que ele publique avisos das reuniões em tempo hábil. Todos os arquivos e registros históricos referentes ao governo da cidade são tradicionalmente mantidos em um local seguro pelo secretário da cidade.
Normalmente, esse funcionário é responsável pela triagem, contratação e gerenciamento de sua equipe de suporte. Se edifícios ou propriedades da cidade exigirem reparos ou manutenção, as notificações de licitação pública e o processamento da licitação geralmente serão administrados pelo secretário da cidade. Os contratos firmados com os contratados vencedores geralmente são supervisionados pelo funcionário.
As qualificações para um cargo de secretário da cidade geralmente incluem um diploma do ensino médio ou equivalente. A maioria das cidades prefere um diploma de bacharel em administração de empresas ou áreas afins. Experiência em gerenciamento de escritório ou suporte administrativo é uma vantagem. Geralmente, são necessárias habilidades organizacionais exemplares para lidar com a ampla gama de responsabilidades de uma pessoa com esse cargo.