Os secret?rios podem ter v?rias fun??es, dependendo do local de trabalho, mas, em geral, eles s?o respons?veis ??por manter os escrit?rios funcionando sem problemas, executando uma mistura de tarefas administrativas e de gerenciamento de baixo n?vel. Esses profissionais geralmente atendem telefones e correspond?ncia por email e gerenciam sistemas de arquivamento; eles tamb?m podem classificar e-mails, organizar reuni?es e coordenar as comunica??es entre escrit?rios. Na maioria dos casos, o trabalho ? considerado “n?vel de entrada”, o que significa que n?o s?o necess?rias habilidades especiais ou qualifica??es educacionais para o sucesso. Da mesma forma, geralmente h? espa?o para progresso. Pessoas com muito potencial ou experi?ncia costumam se candidatar a empregos cada vez mais prestigiados, com sal?rios cada vez mais altos.
Empregos de assistente administrativo, balconista e assistente pessoal geralmente s?o inclu?dos nesse guarda-chuva. Todos esses cargos s?o administrativos e geralmente se concentram na papelada e no gerenciamento de documentos eletr?nicos. Uma das ?nicas exce??es ? o n?vel de governo ou outros ?secret?rios? oficiais, como o Secret?rio de Defesa ou o Secret?rio do Tesouro. Embora esses t?tulos possam sugerir uma fun??o de n?vel puramente baixo, os funcion?rios nessas fun??es geralmente t?m uma classifica??o bastante alta e geralmente fazem pouco ou nenhum trabalho administrativo ou administrativo.
Habilidades administrativas
O gerenciamento do escrit?rio ? uma das tarefas mais importantes de secretariado. Essa categoria de trabalho pode ser um pouco ampla, mas quase sempre envolve tarefas administrativas e administrativas. Os secret?rios geralmente gerenciam a papelada do escrit?rio, que inclui o envio e recebimento de correio, cria??o e organiza??o de sistemas de arquivamento e gerenciamento de correspond?ncia. Na maioria das configura??es, as habilidades de processamento de texto e computador s?o essenciais.
Atender chamadas telef?nicas tamb?m ? uma parte importante do trabalho na maioria dos lugares. Os secret?rios s?o frequentemente as primeiras pessoas com quem os clientes conversam quando telefonam para uma empresa. Como tal, geralmente s?o necess?rias boas maneiras e um comportamento cort?s. Normalmente, os profissionais devem demonstrar bastante tato ao receber mensagens, colocar os chamadores em espera ou responder perguntas b?sicas.
Agendamento e calend?rio
Em muitas configura??es, o pessoal administrativo ? respons?vel pelo gerenciamento de calend?rios de escrit?rio, bem como calend?rios individuais de funcion?rios. Eles geralmente s?o respons?veis ??pelo agendamento de reuni?es e compromissos e pela aten??o a conflitos e reservas duplas. Essa tarefa ? particularmente pronunciada em locais como pr?ticas m?dicas, onde os pacientes est?o constantemente pedindo consultas, mas pode ocorrer em qualquer lugar em que os funcion?rios de n?vel superior estejam “em demanda”. Mesmo que seja apenas uma quest?o de agendar uma reuni?o para o almo?o ou organizar reservas para o jantar, os secret?rios s?o geralmente algumas das primeiras pessoas que executivos e gerentes procuram para obter ajuda.
Deveres de Gest?o
Al?m de possuir habilidades administrativas, a equipe administrativa deve ser gerente de tempo e pessoas. Eles devem antecipar as necessidades do pessoal do escrit?rio, resolver problemas internos rapidamente e trabalhar com efici?ncia para coordenar e reunir pessoas diferentes. Excelentes habilidades com as pessoas s?o realmente importantes, principalmente quando se trata de gerenciar executivos e outros membros importantes da equipe. Muito do trabalho pode ser ?nos bastidores?, com secret?rios antecipando as necessidades e demandas de seus superiores antes mesmo de os pedidos serem feitos.
Posi??o na hierarquia do pessoal
Na maioria dos escrit?rios, os secret?rios s?o considerados de n?vel um tanto baixo e quase sempre est?o perto da parte inferior da hierarquia do escrit?rio. Eles geralmente respondem ? ger?ncia de n?vel m?dio e s?nior e geralmente precisam ajudar todos igualmente. No entanto, grandes empresas e escrit?rios costumam ter piscinas de secretariado inteiras; nesse caso, surge uma esp?cie de hierarquia mais sutil. Nessas configura??es, alguns trabalhadores podem ser encarregados de tarefas dom?sticas, como preencher e atender telefonemas, enquanto outros podem gerenciar agendas e interagir com funcion?rios de alto escal?o. O avan?o nesses escrit?rios geralmente depende de tempo e experi?ncia.
Alguns dos trabalhos de maior prest?gio que uma secret?ria pode obter ? no campo da assist?ncia pessoal. Muitos executivos seniores e l?deres corporativos t?m administradores dedicados cuja vida profissional ? dedicada ao cuidado e gerenciamento da agenda de um l?der. Esse tipo de secret?ria normalmente deve trabalhar longas horas e lidar com demandas e solicita??es ?s vezes imprevis?veis, mas geralmente est? entre as mais bem pagas e mais respeitadas da profiss?o.
Requisitos de treinamento e escolaridade
Empregadores diferentes t?m requisitos diferentes de como seus secret?rios s?o educados. Em alguns casos, um diploma do ensino m?dio ou equivalente ? tudo o que ? necess?rio, enquanto em outros, as certifica??es ou graus de secretariado reais s?o os preferidos. As faculdades comunit?rias e escolas profissionais freq?entemente oferecem programas em que os alunos interessados ??podem aprender os meandros do processamento de texto e do gerenciamento de escrit?rios. Seguir esse tipo de curso geralmente ? uma boa id?ia, mesmo que n?o seja estritamente necess?ria, pois pode ajudar um aplicativo a se destacar e pode dar a novos contratados uma vantagem quando se trata de experi?ncia.
Circunst?ncias Especiais: Secret?rios Oficiais e Governamentais
O termo ?secret?ria? nem sempre pode ser associado a um administrador do escrit?rio. Em alguns casos, particularmente aqueles que envolvem altos funcion?rios do governo, a designa??o pode ser usada com capacidade honor?ria para indicar a administra??o de um amplo setor de assuntos. Os funcion?rios que chefiam departamentos ou supervisionam as principais divis?es governamentais podem usar t?tulos de secretariado, mas seu trabalho n?o deve ser confundido com fun??es mais comuns de gerenciamento de escrit?rios.