Despesas de viagens de negócios são custos em que uma pessoa incorre durante uma viagem por motivos relacionados ao trabalho. Isso pode incluir despesas de transporte, como combustível, milhagem e passagens aéreas, além de dicas para prestadores de serviços, alimentação e despesas relacionadas. Quando as pessoas incorrem em despesas de viagens de negócios em nome de um empregador, elas são compensadas. Os autônomos e contratados autônomos podem reivindicar despesas de viagens de negócios como dedução do imposto quando declararem os impostos no final do ano.
Para serem qualificados como despesas de viagem de negócios, os custos devem estar associados a uma viagem que alguém está fazendo por motivos de trabalho. Embora as pessoas possam misturar prazer com viagens de negócios, a maior parte das viagens deve ser a trabalho. Leis precisas variam, dependendo da nação. Geralmente, desde que as pessoas possam mostrar que uma viagem foi feita especificamente para o trabalho e não teria sido feita de outra forma, como quando alguém é ordenado a ir a algum lugar ou precisa viajar para promoção profissional ou reuniões com clientes, a maioria das despesas da viagem contará como despesas de viagens de negócios.
As despesas de viagens de negócios podem ser divididas em custos reais de viagens, incluindo pedágios de pontes, taxas de aluguel de automóveis e assim por diante, juntamente com hospedagem, alimentação e outras necessidades básicas atendidas durante a viagem. As taxas de conferências e despesas semelhantes também podem ser reivindicadas em uma área diferente da declaração de impostos. As pessoas não podem reivindicar presentes ou itens recreativos comprados durante uma viagem; taxas de pool, por exemplo, não contam como despesas comerciais, nem presentes comprados em lojas francas, a menos que sejam comprados por motivos de trabalho, como presentes para clientes.
Alguns empregadores fornecem aos seus funcionários cartões de crédito que eles podem usar para despesas relacionadas ao trabalho. As pessoas devem guardar recibos e documentação. O cartão de crédito pode ser cancelado se um funcionário o usar para fins não autorizados. Outros empregadores podem fornecer aos empregadores dinheiro ou cheques para usar durante as viagens. Outra opção para lidar com as despesas de viagem é pedir aos funcionários que paguem adiantado e reembolsar a viagem posteriormente. Para o reembolso, os funcionários devem preencher formulários documentando suas despesas, anexando seus recibos para mostrar como e onde o dinheiro foi gasto. O empregador pode limitar o reembolso com limites de diárias.
Pessoas que reivindicam despesas de viagem sobre seus impostos devem manter registros cuidadosos para que possam fornecer informações caso as autoridades fiscais decidam realizar uma auditoria. Despesas com viagens e entretenimento são duas áreas comumente infladas nas declarações de impostos e as pessoas devem estar cientes disso ao preencher suas deduções; despesas muito altas podem parecer suspeitas e podem despertar interesse por parte das autoridades fiscais. Não é errado gastar muito dinheiro em viagens relacionadas ao trabalho, mas ajuda ter uma documentação comprobatória muito forte para respaldar o pedido de dedução.