As despesas de manutenção são custos de manutenção associados à manutenção de um ativo funcional. Se essas despesas forem incorridas como parte de um negócio ou administração de um imóvel alugado, elas podem ser deduzidas para fins fiscais, desde que sejam mantidos registros cuidadosos. Eles diferem de reparos e despesas de capital: repintar a moldura de uma janela é manutenção; substituir uma janela quebrada é um conserto; e instalar uma nova janela onde não existia antes é uma despesa de capital destinada a melhorar uma propriedade. A diferenciação entre os tipos de despesas é importante para a manutenção de registros financeiros precisos.
Ativos como estruturas, equipamentos e veículos exigem manutenção para funcionar corretamente. Isso é parte do custo de usar esses ativos para fazer negócios; uma propriedade alugada, por exemplo, precisa ser mantida em boas condições para que possa continuar a ser alugada. Como outras despesas comerciais válidas, os custos de manutenção recebem tratamento fiscal especial em reconhecimento ao fato de que alguns dos lucros obtidos com o negócio precisam ser reinvestidos na manutenção para manter o negócio operacional.
Esses custos incluem qualquer coisa que mantenha os ativos funcionando ou resolva a deterioração. Atividades como trocar o óleo dos carros, pintar novamente as casas e ajustar o equipamento para garantir que funcione corretamente são exemplos de despesas de manutenção. Lidar com o desgaste também é manutenção, a menos que o ativo esteja ativamente danificado, caso em que se torna um reparo. Por exemplo, um proprietário pode repintar pisos entre locatários para mantê-los em boas condições, usando a manutenção para garantir que os pisos permaneçam utilizáveis. Se um inquilino fizesse furos no chão ou cortasse tábuas do chão, eles precisariam ser consertados.
A documentação relativa às despesas de manutenção pode ser utilizada para as comprovar para efeitos fiscais, onde funcionam como uma dedução para limitar o lucro tributável. Existe uma linha na declaração de impostos para declará-los, junto com outros custos do negócio. O custo geralmente é deduzido da renda do contribuinte. Em casos raros, as despesas de manutenção podem contar como um crédito fiscal; por exemplo, alguns governos permitem que as pessoas contabilizem as despesas de climatização para aumentar a eficiência energética como um crédito para reduzir diretamente suas contas fiscais gerais.
Também é importante considerar a função das despesas de manutenção no custo geral de um ativo. Pensando no custo de manutenção de um carro, por exemplo, uma empresa deve considerar o preço de compra, registro e seguro, e o custo de manutenção. Isso pode ser previsível com a ajuda de tabelas e gráficos que discutem os custos de manutenção de rotina e os serviços que as pessoas podem esperar realizar em um veículo, como trocas de correia dentada e rotação de pneus.