Um plano contábil é um mecanismo para reembolsar funcionários que incorrem em despesas relacionadas ao trabalho. Se o plano for administrado de maneira adequada, é tratado de forma especial para os impostos. Para empregadores e funcionários, existem vantagens distintas em configurar reembolsos de acordo com um plano contábil. É importante estar ciente, no entanto, que as despesas declaradas no plano estão sujeitas a escrutínio, uma vez que as autoridades fiscais são cautelosas quanto às despesas comerciais utilizadas para deduções fiscais.
De acordo com um plano de prestação de contas, quando os funcionários gastam dinheiro em atividades e suprimentos relacionados ao trabalho e o empregador os compensa, o dinheiro não é considerado parte da renda do funcionário, e o funcionário não paga impostos sobre ele. O empregador trata as despesas como uma dedução fiscal. Para ambas as partes, esse arranjo pode ser muito benéfico. Sem um plano de prestação de contas, o empregador teria que tratar os reembolsos como salários para fins fiscais, e o funcionário precisaria pagar impostos sobre eles.
Três características devem estar presentes para que algo seja um plano responsável. A primeira é que os funcionários devem ser reembolsados pelas despesas permitidas. Pagar por um quarto de hotel durante uma conferência seria um exemplo de despesa comercial legítima. Comprar ingressos para uma peça durante a conferência, no entanto, não contaria no plano de prestação de contas, a menos que o comparecimento à peça fosse necessário por um motivo de trabalho.
Também deve haver um método para registrar e relatar despesas no plano de contabilidade. Isso inclui o envio de recibos e declarações de despesas cuidadosamente documentadas, registro de milhagem, produção de extratos de cartão de crédito para demonstrar qual cartão de crédito foi usado para pagar uma despesa e assim por diante. Finalmente, se os empregadores receberem reembolsos excedentes, como, por exemplo, se um funcionário receber dinheiro antes do tempo para uma viagem, o dinheiro extra deve ser devolvido em tempo hábil. A documentação mantida pelo funcionário deve demonstrar que houve sobra de fundos.
Essencialmente, o plano de despesas diretas segue as mesmas regras que as pessoas devem seguir ao fazer deduções de despesas em que incorrem pessoalmente. As despesas devem ser legítimas e documentadas, com uma trilha clara de informações mostrando onde, quando, como e por que o dinheiro foi gasto. As autoridades fiscais podem optar por auditar essas informações e podem decidir que algumas das despesas reclamadas não são legítimas e não deveriam ter sido classificadas no plano contábil. As pessoas podem evitar problemas de papelada e reduzir o risco de auditorias, consultando um contador para saber mais sobre as despesas permitidas.