A contabilidade orçamentária é uma forma particular de contabilidade usada com mais frequência pelos municípios locais, estaduais e federais. As empresas do setor privado usam orçamentos para ajudar a orientar seus gastos, mas não é o mesmo que contabilidade orçamentária. A contabilidade governamental usa uma série de fundos que representam o capital apropriado para determinados usos. Outras entradas lançadas nos fundos são cotas e ônus, que detalham como o órgão estadual ou federal gastará o dinheiro apropriado em cada fundo. Um fundo é normalmente marcado como geral para representar capital não apropriado.
A contabilidade governamental costuma ser um processo difícil de entender e manter para a maioria dos contadores. Isso se deve ao processo orçamentário associado às poucas fontes de receita auferidas pelo órgão governamental, como vendas, propriedade ou imposto de renda. A cada receita recebida pelo governo municipal, os contadores devem se apropriar dos recursos de acordo com o orçamento pré-determinado. A maioria das agências ou municípios tem um conselho orçamentário que determina como eles gastam as receitas fiscais. O processo orçamentário é tipicamente um processo detalhado não necessariamente governado por contadores, mas por funcionários eleitos da agência ou município.
Em algumas formas de contabilidade orçamentária, cada apropriação feita por um órgão dirigente pode representar um fundo. Por exemplo, as dotações podem ser definidas para folha de pagamento, manutenção, polícia e bombeiros, melhorias de infraestrutura, novas estradas ou outros projetos importantes. Contas e fundos apropriados representarão uma finalidade específica para o dinheiro alocado na conta. Para a maioria das agências governamentais ou municípios, gastar fundos apropriados para um uso em outro projeto é ilegal. Por exemplo, os fundos destinados à limpeza das ruas não podem ir para o conserto de carros da polícia. Os fundos de apropriação podem ser ilimitados na maneira como um município gasta o capital.
As dotações são as quantias específicas de dinheiro que uma agência governamental ou município colocará em cada fundo do sistema de contabilidade orçamentária. Normalmente, as distribuições ocorrem quando o município recebe dinheiro das receitas fiscais. Os contadores devem separar cada parcela do dinheiro e registrá-la no fundo específico. Este é um processo comum para arrecadação de impostos sobre vendas. Muitos municípios usam as receitas dos impostos sobre vendas para pagar uma série de finalidades diferentes. Os contadores devem criar cotas para lançar o capital ganho em cada fundo.
Um gravame é um uso específico da receita fiscal que pode ou não ser pago quando o município faz o gravame. A maioria dos governos só recebe receitas fiscais em momentos específicos durante o ano. Um ônus permite que a agência ou município pague pelas mercadorias usando um sistema de contas a receber, ou seja, pagamento a crédito. Os contadores registrarão a entrada no sistema de contabilidade orçamentária usando um ônus. Assim que a receita do imposto entrar, os contadores pagarão o ônus e o removerão do livro-razão.