Um assistente de gerenciamento, tamb?m conhecido como secret?rio executivo, presta assist?ncia a um ou mais executivos de n?vel s?nior. Essa pessoa pode apoiar o presidente, CEO, vice-presidente ou chefe de departamento de uma organiza??o. Os deveres podem estar relacionados a fun??es administrativas espec?ficas ?s necessidades do executivo e da organiza??o. As responsabilidades de trabalho de uma pessoa nessa posi??o geralmente v?o al?m das fun??es administrativas gerais, envolvendo tarefas complexas, como pesquisa anal?tica e prepara??o de relat?rios. Um assistente de gerenciamento tamb?m pode supervisionar outros funcion?rios administrativos da organiza??o.
Uma pessoa empregada nesta posi??o ? respons?vel por lidar com as fun??es administrativas de um ou v?rios executivos seniores. As responsabilidades administrativas pelas quais o executivo ? respons?vel dentro da organiza??o geralmente s?o atribu?das a essa pessoa. Grande parte desse suporte administrativo inclui a prepara??o de memorandos, e-mails e outras correspond?ncias em nome do executivo. Essa pessoa mant?m um sistema de arquivamento, atende chamadas telef?nicas e encaminha mensagens. Deveres adicionais podem envolver a classifica??o de correio e fax.
Desempenhar responsabilidades de forma eficaz pode exigir ter boas habilidades organizacionais e a capacidade de realizar v?rias tarefas. O secret?rio executivo pode ser respons?vel pela organiza??o de reuni?es e confer?ncias. Isso tamb?m pode exigir a coordena??o de v?rias agendas e a manipula??o de todos os detalhes relativos ? reuni?o. Geralmente, preparar a agenda e pedir refei??es ou lanches tamb?m fazem parte das responsabilidades dessa pessoa.
Quando o executivo precisa viajar a neg?cios, o assistente de gerenciamento geralmente ? respons?vel por garantir a companhia a?rea, o aluguel de carros e as acomoda??es do hotel, conforme necess?rio. Ele frequentemente mant?m o calend?rio do executivo e o informa sobre compromissos di?rios e futuros, reuni?es e viagens relacionadas ? empresa. Ele normalmente preparar? materiais de apresenta??o para seu chefe associados ?s reuni?es.
Muitas das tarefas administrativas atribu?das ao assistente de gerenciamento dependem do que o executivo est? disposto a delegar. Isso pode levar a tarefas mais complexas al?m das tarefas b?sicas de escrit?rio que normalmente s?o necess?rias para algu?m que ajuda outra pessoa. Um exemplo dessas tarefas complexas ? a prepara??o e distribui??o de relat?rios.
O conhecimento de aplicativos de computador com habilidades intermedi?rias ou avan?adas geralmente ? essencial para executar tarefas com supervis?o m?nima. O assistente de gerenciamento tamb?m pode gerenciar projetos especiais relacionados a toda a organiza??o e manter bancos de dados. Dependendo do tamanho da empresa, os deveres generalistas de RH tamb?m podem fazer parte de suas responsabilidades di?rias.
Outra responsabilidade de alguns assistentes de gerenciamento tamb?m pode envolver a supervis?o de funcion?rios de n?vel inferior da organiza??o. Isso requer ter habilidades de lideran?a e gerenciamento. ? poss?vel que o assistente tenha que planejar, atribuir e monitorar o fluxo de trabalho da equipe de funcion?rios do departamento. Juntamente com a supervis?o, o assistente normalmente ? o respons?vel pelas opera??es di?rias do escrit?rio em rela??o a equipamentos de escrit?rio ou problemas de manuten??o predial.