Um assistente de gerenciamento, também conhecido como secretário executivo, presta assistência a um ou mais executivos de nível sênior. Essa pessoa pode apoiar o presidente, CEO, vice-presidente ou chefe de departamento de uma organização. Os deveres podem estar relacionados a funções administrativas específicas às necessidades do executivo e da organização. As responsabilidades de trabalho de uma pessoa nessa posição geralmente vão além das funções administrativas gerais, envolvendo tarefas complexas, como pesquisa analítica e preparação de relatórios. Um assistente de gerenciamento também pode supervisionar outros funcionários administrativos da organização.
Uma pessoa empregada nesta posição é responsável por lidar com as funções administrativas de um ou vários executivos seniores. As responsabilidades administrativas pelas quais o executivo é responsável dentro da organização geralmente são atribuídas a essa pessoa. Grande parte desse suporte administrativo inclui a preparação de memorandos, e-mails e outras correspondências em nome do executivo. Essa pessoa mantém um sistema de arquivamento, atende chamadas telefônicas e encaminha mensagens. Deveres adicionais podem envolver a classificação de correio e fax.
Desempenhar responsabilidades de forma eficaz pode exigir ter boas habilidades organizacionais e a capacidade de realizar várias tarefas. O secretário executivo pode ser responsável pela organização de reuniões e conferências. Isso também pode exigir a coordenação de várias agendas e a manipulação de todos os detalhes relativos à reunião. Geralmente, preparar a agenda e pedir refeições ou lanches também fazem parte das responsabilidades dessa pessoa.
Quando o executivo precisa viajar a negócios, o assistente de gerenciamento geralmente é responsável por garantir a companhia aérea, o aluguel de carros e as acomodações do hotel, conforme necessário. Ele frequentemente mantém o calendário do executivo e o informa sobre compromissos diários e futuros, reuniões e viagens relacionadas à empresa. Ele normalmente preparará materiais de apresentação para seu chefe associados às reuniões.
Muitas das tarefas administrativas atribuídas ao assistente de gerenciamento dependem do que o executivo está disposto a delegar. Isso pode levar a tarefas mais complexas além das tarefas básicas de escritório que normalmente são necessárias para alguém que ajuda outra pessoa. Um exemplo dessas tarefas complexas é a preparação e distribuição de relatórios.
O conhecimento de aplicativos de computador com habilidades intermediárias ou avançadas geralmente é essencial para executar tarefas com supervisão mínima. O assistente de gerenciamento também pode gerenciar projetos especiais relacionados a toda a organização e manter bancos de dados. Dependendo do tamanho da empresa, os deveres generalistas de RH também podem fazer parte de suas responsabilidades diárias.
Outra responsabilidade de alguns assistentes de gerenciamento também pode envolver a supervisão de funcionários de nível inferior da organização. Isso requer ter habilidades de liderança e gerenciamento. É possível que o assistente tenha que planejar, atribuir e monitorar o fluxo de trabalho da equipe de funcionários do departamento. Juntamente com a supervisão, o assistente normalmente é o responsável pelas operações diárias do escritório em relação a equipamentos de escritório ou problemas de manutenção predial.