Um assistente de pessoal, também conhecido como assistente de recursos humanos, trabalha principalmente com os arquivos e registros de funcionários de uma organização. Muitas vezes, ele ou ela se reporta a um diretor de recursos humanos ou diretor de recursos humanos. As responsabilidades típicas podem incluir trabalhar com os funcionários atuais da organização, bem como recrutar, contratar e treinar novos funcionários. Funções adicionais de trabalho normalmente dependem do tamanho da empresa e de sua equipe. Alguns exemplos podem incluir a execução de tarefas administrativas gerais e a mediação de conflitos de funcionários. Geralmente, espera-se que os assistentes de pessoal tenham uma gama de habilidades profissionais.
Uma das principais responsabilidades de um assistente de pessoal é a manutenção de registros. Ele ou ela geralmente mantém o arquivo pessoal de cada funcionário. Normalmente, eles contêm informações como dados de contato pessoal, relatórios de presença e horário e avaliações de desempenho. Informações sobre salários, incluindo retenção de impostos, também são normalmente incluídas em um arquivo pessoal. O assistente de pessoal também geralmente mantém informações sobre os benefícios dos funcionários, como detalhes do plano de seguro de vida e saúde.
Além do dever principal de manter registros de recursos humanos, os assistentes de pessoal também podem ter outras responsabilidades administrativas amplas. Por exemplo, uma de suas tarefas pode ser manter-se atualizado sobre as leis trabalhistas e abordar as queixas dos funcionários conforme necessário. Eles também podem ser a principal pessoa de contato da organização, servindo como assistente administrativo e também como gerente de relações de trabalho. Muitos assistentes de pessoal também realizam pesquisas e compilam dados para produzir relatórios sobre vários tópicos.
Além disso, eles frequentemente representam suas organizações em feiras de emprego. Durante o processo de contratação, o assistente de pessoal também pode anunciar posições em aberto, coletar e revisar aplicativos, realizar entrevistas de emprego e verificar referências. Ele ou ela pode ser responsável pela contratação real de candidatos qualificados. Depois que os funcionários forem contratados, ele também poderá facilitar os novos programas de orientação aos funcionários e ajudá-los a se inscrever nos planos de benefícios.
Um diploma do ensino médio ou equivalente geralmente é necessário para se tornar um assistente de pessoal. Muitos também possuem um diploma de associado ou treinamento em escola profissionalizante em administração ou recursos humanos. A experiência no trabalho também costuma ser considerada um bem valioso. As qualificações profissionais desejáveis podem incluir excelentes habilidades organizacionais e a capacidade de manter informações confidenciais. Algumas posições podem exigir algum grau de conhecimento técnico em áreas como contabilidade ou uso de aplicativos de computador específicos. Além disso, uma carreira em recursos humanos normalmente envolve ter boas habilidades de comunicação interpessoal.