Os funcionários de suprimentos são indivíduos encarregados de gerenciar as áreas de suprimento das empresas de uma maneira que garanta que todos os suprimentos essenciais necessários para a operação contínua dos negócios estejam disponíveis em quantidades suficientes. Normalmente, o atendente de suprimentos trabalhará em conjunto com os supervisores departamentais e agentes de compras para determinar a quantidade de itens diferentes a serem mantidos à mão e desenvolver critérios para reordenar com base nos padrões de uso como forma de manter o estoque de suprimentos dentro de limites razoáveis. Para isso, um atendente de suprimentos gerenciará os processos usados para desembolsar itens do estoque da sala de suprimentos, conduzirá reconciliações periódicas de inventário para garantir a precisão dos registros da sala de suprimentos e iniciará as requisições dos agentes de compras que receberem um pedido de compra designado número e colocado com os fornecedores para atendimento de pedidos.
Uma das principais tarefas de um funcionário de suprimentos é manter registros precisos do tipo e quantidade de itens alojados na sala de suprimentos. Nas décadas passadas, isso costumava ser gerenciado com algum tipo de sistema de arquivamento manual que tornava possível registrar rapidamente recebimentos de mercadorias recebidas recentemente e também distribuir desembolsos de itens para diferentes departamentos. Como parte do processo, as pessoas autorizadas desses departamentos preenchiam uma solicitação simples para determinadas peças ou outros itens, observando o departamento que receberia essas mercadorias. O funcionário de suprimentos usaria a solicitação para extrair o item e a quantidade do estoque e entregá-los ao representante desse departamento. Nesse momento, o formulário de solicitação seria atualizado com a data e hora do desembolso, assinado pelo representante do departamento e, em seguida, usado pelo atendente para subtrair essa quantidade e tipo de mercadoria dos registros do estoque.
Um balconista de suprimentos também faria uso de cópias de conhecimentos de embarque e listas de embalagem para receber mercadorias de entrada e adicioná-las ao estoque. Normalmente, as mercadorias seriam inspecionadas antes da aceitação, assinadas e atribuídas a um local específico dentro da sala de suprimentos para armazenamento. A atribuição de locais específicos facilitou a recuperação das mercadorias quando e conforme necessário por diferentes departamentos, além de minimizar as chances de erros nas contagens de unidades.
Hoje, a tecnologia permite que o funcionário do suprimento insira rapidamente as atualizações do inventário de suprimentos por meio de um banco de dados de computador. O banco de dados pode ser programado para identificar qualquer item que esteja próximo das unidades mínimas para manter em mãos, fornecendo ao funcionário a capacidade de preparar e enviar rapidamente requisições para reordenar. O uso de um banco de dados de suprimentos também ajuda em uma tarefa contínua comum a muitos sistemas de suprimentos, conhecida como contagem de ciclos. Essencialmente, uma contagem de ciclo é uma contagem física periódica de todos os itens do inventário e é usada para reconciliar quaisquer discrepâncias que possam existir entre os registros de suprimento e o número real de unidades de cada item encontrado no inventário. Essa tarefa permite permitir diferenças que possam ocorrer devido a erros na contagem ou peças e outros equipamentos que possam ser declarados obsoletos e ajuda a garantir que os suprimentos essenciais estejam sempre disponíveis quando necessário.