Um consultor de ajuda financeira trabalha com várias faculdades e universidades para otimizar a rolagem de sistemas informatizados de gerenciamento de ajuda financeira e ensinar aos usuários as operações básicas. O consultor viajará para cada escola para fornecer treinamento aos gerentes e funcionários do escritório de ajuda financeira. Escolas com sistemas de gerenciamento de ajuda financeira instalados anteriormente podem exigir que um consultor realize revisões periódicas e atualizações de software.
Faculdades e universidades nos Estados Unidos usam sistemas de computador de ajuda financeira complicados e diversos para organizar, armazenar e alocar doações, empréstimos e bolsas de estudo para estudantes. Depois que a escola adquirir um sistema de gerenciamento específico, o consultor de ajuda financeira normalmente visitará o escritório principal para configurar os parâmetros do software para atender às necessidades do programa de ajuda financeira. O consultor pode adicionar ou excluir módulos de software, conforme solicitado pela escola, para o sistema mais personalizado.
Treinamento e comunicação com os funcionários da faculdade que usarão o novo sistema são imperativos; o consultor de ajuda financeira deve explicar e demonstrar minuciosamente como o software funciona. A escola pode solicitar que tenha apenas gerenciamento como parte da reunião de treinamento ou todos os funcionários de ajuda financeira podem participar da demonstração. Quaisquer perguntas ou preocupações devem ser discutidas com o consultor de assistência financeira antes de trabalhar com o novo sistema de software para evitar erros nas transações financeiras.
A tecnologia melhora muito rapidamente e o consultor de ajuda financeira deve permanecer informado e treinado para ajudar sua clientela. Novas versões de software e módulos adicionais de ajuda podem ser criados para aprimorar um sistema atual de gerenciamento de ajuda financeira; o consultor deve ser treinado periodicamente pela empresa de software para poder explicar novos recursos aos clientes. Ele ou ela pode entrar em contato com vários clientes para marcar reuniões de revisão para aprender e instalar os novos pacotes de software.
As escolas podem precisar auditar suas contas de ajuda financeira para garantir que o dinheiro seja alocado corretamente. O consultor de ajuda financeira deve estar presente para que a auditoria observe que o sistema é acessado corretamente. Qualquer mau funcionamento ou erro deve ser examinado pelo consultor para evitar problemas futuros relacionados ao software.
Ser consultor de ajuda financeira requer vontade de viajar e excelentes habilidades de comunicação. A maioria dos cargos de consultor também exige que o candidato possua um diploma universitário de quatro anos, além de alguma experiência no setor de ajuda financeira. Muitas empresas treinam consultores recém-contratados para que sejam versados em diferentes pacotes de software de marca.