Os coordenadores de admissão geralmente são empregados por escolas e universidades e em muitas áreas do setor de saúde, incluindo hospitais, asilos e instalações de atendimento de urgência. Em cargos relacionados à educação, um coordenador de admissões decide quais alunos em potencial atendem aos requisitos de uma escola e devem cumprir as políticas e regulamentos da escola ao decidir quais candidatos aceitar e rejeitar. Quando um aluno em potencial está interessado em uma escola, a descrição do trabalho do coordenador de admissões inclui o fornecimento de um pacote de informações para o aluno e sua família, auxiliando o indivíduo no processo de inscrição, garantindo que a cota de admissão da escola seja atendida e realizando passeios e orientações aos alunos. Em ambientes de assistência médica, os coordenadores de admissão são responsáveis por obter informações financeiras, médicas e pessoais sobre o paciente e seus responsáveis financeiros antes de ele ser internado em uma instalação médica.
Em um ambiente educacional, a primeira tarefa do coordenador de admissões é garantir que todos os futuros alunos recebam pacotes de informações completas sobre os programas de ajuda financeira, disciplinas acadêmicas e atividades extracurriculares que a escola oferece. Um representante de admissões também aborda as preocupações e perguntas dos alunos e de suas famílias e explica os vários cursos que os estudantes podem decidir seguir. Depois que um aluno toma a decisão de frequentar a escola, o coordenador o ajuda a obter as informações necessárias, como registros acadêmicos e históricos necessários para concluir uma inscrição, e auxilia-o no processo de inscrição. Ele também pode ajudar a agendar uma entrevista de ajuda financeira para o aluno para determinar se ele é elegível para um empréstimo, subsídio ou bolsa de estudos.
Durante o ano letivo, o coordenador de admissões também fará visitas ao campus para futuros alunos e suas famílias. O coordenador representa a escola como um todo e deve ter excelentes habilidades de falar e comunicar em público, a fim de responder adequadamente às perguntas dos alunos. Ele também hospeda orientações para estudantes e casas abertas, e mantém registros e arquivos de admissões para estudantes atuais e indivíduos que desejam frequentar a escola. Além disso, o representante de admissões desempenha um papel importante na geração de referências para futuros alunos, tanto de alunos atuais quanto de outras escolas, e às vezes é necessário para atender às diretrizes de cotas de referência.
Os coordenadores de admissões no setor de saúde servem como o rosto do departamento médico para os pacientes que chegam. Enquanto alguns pacientes chegam à instituição para serem submetidos a procedimentos, testes e exames de rotina, outros podem estar chegando à clínica ou hospital devido a uma condição grave ou com risco de vida. É de responsabilidade do coordenador de admissões fornecer incentivo e segurança ao paciente enquanto obtém simultaneamente as informações necessárias para processar com precisão sua papelada, incluindo nome, informações de contato, endereço, data de nascimento e informações sobre emprego e seguro nas jurisdições em que seguro é necessário. Hospitais e instalações médicas contam com essas informações para tratar adequadamente um paciente, cobrar da parte adequada e fornecer resultados ao departamento de registros médicos da instituição.
Depois que o coordenador de admissões médicas coleta as informações, ele as insere no sistema de computadores da instalação médica e envia os dados ao departamento apropriado. Esses tipos de coordenadores também fornecem ao paciente e sua família e entes queridos informações sobre as políticas médicas e de privacidade da instituição, além de respostas para perguntas sobre requisitos de pagamento, horário de visitas e outras perguntas que um paciente ou sua família possa ter na admissão. O coordenador deve ter habilidades organizacionais e de computador, além de compaixão e excelentes habilidades de comunicação.