Um coordenador de planejamento gerencia essencialmente um evento ou reunião de um indivíduo ou empresa, às vezes em larga escala. Os cargos comuns de coordenador incluem tipos de casamento, negócios, convenções e reuniões, entre outros coordenadores que podem existir em vários setores. Essas pessoas veem um evento do início ao fim, envolvendo apenas um cliente quando é necessária uma decisão importante ou uma mudança no plano. Algumas tarefas comuns de um coordenador de planejamento incluem a seleção de um local da reunião, o esboço das necessidades e o ambiente do cliente e a aquisição de alimentos e bebidas, além da coordenação de todas as atividades entre os fornecedores e a conclusão do evento para o cliente. Nem todos os eventos são iguais, tornando esta carreira gratificante para quem gosta de variedade no trabalho.
A educação formal nem sempre é necessária para um coordenador de planejamento, embora isso não signifique que essa carreira não seja qualificada. Embora uma grande organização que contrate coordenadores para clientes possa exigir um diploma universitário, muitas pessoas trabalham como contratadas com pouca educação formal. Os graus comuns aplicáveis a essa carreira incluem relações públicas, administração de hotéis e hotelaria, comunicações ou marketing. Em alguns casos, um indivíduo que optar por trabalhar com clientes empresariais pode achar um diploma universitário útil para colocar suas habilidades acima das de outro coordenador de planejamento. O treinamento também pode ser necessário quando um indivíduo encontra um emprego em uma organização que contrata vários tipos de coordenadores.
Quando um coordenador de planejamento se envolve com um cliente, ele ou ela tenta descobrir o tipo de evento e o que o cliente deseja. Os coordenadores experientes costumam ter portfólios de reuniões ou eventos anteriores que podem ser usados como exemplos para novos clientes. As decisões comuns para eventos incluem localização, nível de formalidade, tipo de comida, duração de certas atividades e uma variedade de outras. A maioria das reuniões e eventos pode levar semanas ou meses para planejar, dependendo de seus tamanhos e escopos. Por exemplo, os coordenadores de casamentos podem levar quase um ano para planejar um evento com base nas necessidades e desejos do cliente.
A maioria dos eventos em que o coordenador de planejamento trabalha exige excelentes habilidades de gerenciamento e organização do tempo. Coordenadores extremamente bem-sucedidos costumam encontrar seus talentos atraídos em várias direções, com vários clientes e eventos acontecendo ao mesmo tempo. Enquanto alguns coordenadores podem achar isso fisicamente e emocionalmente desgastante, outros podem achar energético ver um grande evento se concretizando. Muitos coordenadores de planejamento também podem participar do evento e supervisionar várias atividades, permitindo que trabalhem diretamente com os participantes. Também pode ser gratificante ver uma produção em larga escala no auge da perfeição.