Um coordenador de registros é uma pessoa que organiza e gerencia arquivos em papel, arquivos eletrônicos ou ambos. Esses indivíduos são normalmente empregados por instituições governamentais, universidades ou instalações médicas. Para executar esse trabalho com eficiência, o coordenador de registros deve ser extremamente organizado e manter a confidencialidade. Algumas funções de trabalho comuns associadas a essa posição incluem formulários de arquivamento, acesso a indivíduos, supervisão de subordinados, obtenção de dados necessários para relatórios e criação de relatórios.
O preenchimento rotineiro de formulários é uma das responsabilidades mais fundamentais de um coordenador de registros. Toda vez que um formulário precisa ser arquivado, cabe a ele classificá-lo e colocá-lo no local apropriado. Esse dever exige que um coordenador de registros seja organizado e tenha um conhecimento profundo dos registros que ele mantém. Além disso, ele precisará organizar consistentemente os registros para garantir que todos os formulários estejam no local correto. Em alguns casos, ele também pode precisar ocasionalmente destruir certos registros, como documentos legais, após um período designado.
O acesso a registros para indivíduos também é uma grande parte desse trabalho. Por exemplo, se ele estiver trabalhando em uma universidade, ele pode precisar localizar os registros dos alunos para coletar informações. Se ele estiver trabalhando em uma instituição governamental, ele pode precisar acessar documentos legais. Esse aspecto do trabalho exige total confidencialidade; portanto, é vital que o coordenador de registros não compartilhe informações com indivíduos não autorizados.
Supervisionar subordinados também é comum. Em departamentos menores, ele pode supervisionar apenas alguns funcionários. Nas maiores, ele pode ter uma equipe bastante grande que ajuda a manter registros precisos e organizados. Esse elemento do trabalho exige uma pessoa com boas habilidades de liderança e capacidade de supervisionar um departamento.
Outra parte de ser coordenador de registros envolve a obtenção dos dados necessários para os relatórios. Por exemplo, se ele estiver trabalhando para uma instituição governamental, ele poderá precisar encontrar informações para produzir um relatório de orçamento. Essa prática envolve a localização de documentos relevantes e a extração dos dados necessários. Às vezes, a acumulação de dados pode ser entediante e demorada se houver um grande volume de documentos envolvidos.
Além disso, o coordenador de registros também deve criar relatórios depois que os dados necessários forem encontrados. Na maioria dos casos, isso exige que ele insira dados em um computador. Depois, ele imprimirá tabelas ou gráficos que explicam as tendências dos dados. Depois de obter as tabelas, ele geralmente compartilha as informações com indivíduos relevantes pessoalmente ou por correspondência on-line.