Um coordenador de registros ? uma pessoa que organiza e gerencia arquivos em papel, arquivos eletr?nicos ou ambos. Esses indiv?duos s?o normalmente empregados por institui??es governamentais, universidades ou instala??es m?dicas. Para executar esse trabalho com efici?ncia, o coordenador de registros deve ser extremamente organizado e manter a confidencialidade. Algumas fun??es de trabalho comuns associadas a essa posi??o incluem formul?rios de arquivamento, acesso a indiv?duos, supervis?o de subordinados, obten??o de dados necess?rios para relat?rios e cria??o de relat?rios.
O preenchimento rotineiro de formul?rios ? uma das responsabilidades mais fundamentais de um coordenador de registros. Toda vez que um formul?rio precisa ser arquivado, cabe a ele classific?-lo e coloc?-lo no local apropriado. Esse dever exige que um coordenador de registros seja organizado e tenha um conhecimento profundo dos registros que ele mant?m. Al?m disso, ele precisar? organizar consistentemente os registros para garantir que todos os formul?rios estejam no local correto. Em alguns casos, ele tamb?m pode precisar ocasionalmente destruir certos registros, como documentos legais, ap?s um per?odo designado.
O acesso a registros para indiv?duos tamb?m ? uma grande parte desse trabalho. Por exemplo, se ele estiver trabalhando em uma universidade, ele pode precisar localizar os registros dos alunos para coletar informa??es. Se ele estiver trabalhando em uma institui??o governamental, ele pode precisar acessar documentos legais. Esse aspecto do trabalho exige total confidencialidade; portanto, ? vital que o coordenador de registros n?o compartilhe informa??es com indiv?duos n?o autorizados.
Supervisionar subordinados tamb?m ? comum. Em departamentos menores, ele pode supervisionar apenas alguns funcion?rios. Nas maiores, ele pode ter uma equipe bastante grande que ajuda a manter registros precisos e organizados. Esse elemento do trabalho exige uma pessoa com boas habilidades de lideran?a e capacidade de supervisionar um departamento.
Outra parte de ser coordenador de registros envolve a obten??o dos dados necess?rios para os relat?rios. Por exemplo, se ele estiver trabalhando para uma institui??o governamental, ele poder? precisar encontrar informa??es para produzir um relat?rio de or?amento. Essa pr?tica envolve a localiza??o de documentos relevantes e a extra??o dos dados necess?rios. ?s vezes, a acumula??o de dados pode ser entediante e demorada se houver um grande volume de documentos envolvidos.
Al?m disso, o coordenador de registros tamb?m deve criar relat?rios depois que os dados necess?rios forem encontrados. Na maioria dos casos, isso exige que ele insira dados em um computador. Depois, ele imprimir? tabelas ou gr?ficos que explicam as tend?ncias dos dados. Depois de obter as tabelas, ele geralmente compartilha as informa??es com indiv?duos relevantes pessoalmente ou por correspond?ncia on-line.