Organizar a logística envolvida em um show de viagem, convenção ou outro evento geralmente é de responsabilidade de um coordenador da excursão. Essa pessoa normalmente planeja o circuito de viagem, hospedagem e outros arranjos. Além do planejamento, um coordenador de turnê geralmente cuida da maioria das responsabilidades antes da produção e avalia o sucesso posteriormente. Embora um grau específico não seja normalmente necessário, um em um campo como negócios, publicidade ou viagens e turismo pode ser útil.
Um coordenador de turnê geralmente inicia o planejamento de eventos bem antes que ele ocorra. Isso normalmente inclui a avaliação de custo, receita potencial e juros. A falta de interesse em um tópico específico pode significar menos receita que o custo de produção, o que pode resultar no cancelamento de outros planos. Determinar a necessidade e o desejo da função é geralmente o primeiro passo para decidir se os planos devem progredir.
Se a função tem potencial para ser bem-sucedida, um coordenador de turnê geralmente inicia a tarefa de garantir que toda a logística se encaixe. É importante saber quanta receita existe para começar o planejamento. Encontrar essa informação geralmente seria de responsabilidade do responsável pelo planejamento. Angariação de fundos ou patrocínio podem ser opções para explorar se são necessários recursos para ajudar na produção do projeto.
Uma vez concluído, o coordenador da excursão determina coisas como os locais onde a excursão será realizada, quanto tempo durará e as providências de viagem e hospedagem para o pessoal. Isso pode exigir malabarismos com várias agendas de uma só vez, garantindo que todos estejam no lugar apropriado na hora correta; fortes habilidades organizacionais e multitarefa provavelmente ajudarão alguém nessa posição. Um trabalho como esse geralmente exige um horário flexível que oferece tempo suficiente para viajar. O indivíduo geralmente viaja com o evento para garantir que todos os detalhes sejam resolvidos e resolver quaisquer problemas que possam surgir. É possível que, enquanto estiver trabalhando em uma função, ele ou ela esteja planejando outras.
Os esforços de publicidade também podem ser de responsabilidade de alguém que trabalhe nessa capacidade, o que geralmente envolve atividades de promoção localizadas e publicidade no rádio e na mídia impressa. Muitas pessoas acham benéfico tirar proveito da Internet também em seus esforços de relações públicas. Na conclusão de uma produção, um coordenador de turnê geralmente avalia o que funcionou bem e o que poderia ser melhorado para determinar estratégias bem-sucedidas para outro evento e áreas para melhoria. Usar essas informações para planejar funções futuras geralmente é um aspecto importante do trabalho.