Um facilitador de reuni?o pode desempenhar v?rias fun??es, dependendo do tipo de reuni?o. Por exemplo, ele pode ser respons?vel por registrar as atas e garantir que os discursos, discuss?es ou apresenta??es sejam mantidos nos hor?rios previstos. Algumas reuni?es podem ser sobre t?picos pol?micos ou emocionais; portanto, o facilitador pode atuar mais como moderador da reuni?o neste caso. Outra responsabilidade t?pica de um facilitador de reuni?o ? manter o di?logo relevante, pausando ou mudando de dire??o quando a conversa sai da pista. Geralmente, ele ajuda e orienta o processo sem tentar influenciar o resultado.
As organiza??es planejam reuni?es por v?rios motivos. Eles s?o procedimentos padr?o para muitos tipos de neg?cios, enquanto outros podem ter reuni?es com menos frequ?ncia. Os tipos de reuni?es podem variar de reuni?es semanais da equipe a retiros corporativos que duram v?rios dias. As reuni?es podem ocorrer no escrit?rio, em um local externo e at? online. Um facilitador de reuni?o pode ser um funcion?rio, como um membro da equipe administrativa, ou pode ser um consultor externo contratado especificamente para organizar e conduzir reuni?es.
Antes da reuni?o, o facilitador da reuni?o geralmente se prepara identificando e pesquisando quaisquer quest?es pertinentes. Ele pode criar a agenda e se comunicar com os participantes da reuni?o, informando-os sobre os detalhes e fornecendo informa??es antecipadas, como t?picos para discuss?o. Frequentemente, os facilitadores cuidam de detalhes log?sticos, como configurar o local da reuni?o com itens como m?veis, suprimentos e bebidas.
Freq?entemente chamado moderador, o facilitador da reuni?o pode ter uma lista de assuntos ou perguntas para discuss?o. Ele geralmente inicia o di?logo e pode manter o tempo, mudando o t?pico para avan?ar na discuss?o quando necess?rio. Freq?entemente, ele n?o tem interesse no resultado, mas atua como um agente imparcial da organiza??o. Ele pode participar incentivando a discuss?o e ajudando certas pessoas a contribuir. Al?m de fazer anota??es pessoais, ele tamb?m pode usar um quadro grande ou outros recursos visuais para complementar a discuss?o e expandir as id?ias.
Um facilitador de reuni?es tamb?m atua como gravador de reuni?es. Ele pode ou n?o participar do di?logo, mas sua principal fun??o ? registrar a ata. Isso geralmente ? feito escrevendo ou digitando-os manualmente ou usando um dispositivo de grava??o. Mais tarde, o gravador pode transcrever as notas e distribuir atas ou relat?rios de reuni?es.
Uma caracter?stica de um bom facilitador de reuni?es ? a capacidade de ser imparcial. Demonstrar aten??o aos detalhes e ajudar os participantes a cumprir os prazos estipulados e progredir em dire??o ?s metas estabelecidas s?o outras habilidades ben?ficas. Em geral, liderar reuni?es eficazes tamb?m inclui a disposi??o do facilitador de acompanhar os participantes e ajud?-los a agir em dire??o a quaisquer objetivos que eles delinearam.
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