Em muitas jurisdições, as audiências da prefeitura e do conselho de zoneamento são abertas ao público. Um gravador da cidade pode ser responsável por definir as agendas dessas reuniões, tomar as atas desses eventos e depois registrá-las como registros públicos. Ele ou ela também podem estar encarregados de algumas funções contábeis, lidar com contas a pagar, contas a receber e folha de pagamento de funcionários do município. Em alguns casos, aqueles que ocupam esses empregos públicos podem assinar contratos oficiais ou preparar correspondência em nome de seu município.
Alguns conselhos municipais realizam reuniões regularmente para discutir novas ordenanças ou programas de desenvolvimento. Antes dessas reuniões, o gravador da cidade geralmente é responsável por agendar a hora e o local desse evento e depois notificar a mídia e o público. Ele ou ela está presente durante essas reuniões, ajudando a facilitar as discussões entre autoridades da cidade e cidadãos locais. Esse indivíduo geralmente toma notas escritas dessas discussões, para criar um registro legal dos procedimentos chamados atas. Após o encerramento da sessão, um relatório formal com base nessas atas é normalmente arquivado como parte dos registros públicos da cidade.
Além de facilitar as reuniões, o gravador da cidade geralmente é responsável pelo departamento de contabilidade da cidade. Ele ou ela pode ser responsável por registrar os recibos de impostos ou autorizações especiais e depois disponibilizar essas informações ao público. O funcionário é normalmente responsável por fazer depósitos em uma conta bancária em nome da cidade e por emitir cheques para itens como contas de serviços públicos ou prêmios de seguro. O orçamento da folha de pagamento, bem como a emissão de cheques de pagamento para trabalhadores da cidade, como policiais de bombeiros, também podem ser necessários.
Quando um governo da cidade precisa executar um contrato, o gravador da cidade geralmente lida com os detalhes. Isso pode incluir a responsabilidade de atualizar as apólices de seguro ou subcontratar trabalhos de reparo de ruas para uma empresa de pavimentação. Como representante oficial, o gravador pode frequentemente assinar esses documentos pessoalmente e pode até ser autorizado a carimbá-los com o selo oficial da cidade.
Às vezes, um gravador de cidade pode corresponder aos residentes em relação a uma variedade de questões legais. Isso pode ser devido a uma violação de uma lei municipal, não pagamento de impostos ou problemas de zoneamento. O registrador da cidade pode ser responsável pela redação dessas cartas e pode entregá-las em mãos aos destinatários se as solicitações forem de natureza extremamente urgente.