Um arquivista de fotos geralmente é responsável por organizar um grupo de fotografias de maneira abrangente e significativa. Isso pode ser realizado de várias maneiras diferentes e pode incluir a ordem cronológica e a organização das fotografias em categorias com base no assunto ou no fotógrafo. Uma vez concluída a organização, o arquivista geralmente é responsável por garantir que o significado e o objetivo de várias imagens sejam capturados através da montagem de registros e notação para cada imagem. Um arquivista de fotos também pode trabalhar em um meio digital, usando fotografias digitais e arquivos de computador para organizar os dados de maneira significativa e eficaz.
Os deveres e responsabilidades de um arquivista fotográfico podem variar um pouco, dependendo das necessidades particulares da organização empregadora. Em geral, no entanto, o trabalho de um arquivista geralmente começa com a coleta e organização de várias fotografias que fazem parte de uma coleção. Essa tarefa inicial pode ser incrivelmente complexa se um grupo tiver milhares ou até milhões de fotografias que precisam ser arquivadas e tornadas acessíveis.
A organização adequada de um arquivista fotográfico geralmente envolve não apenas reunir as várias fotografias, mas também determinar a melhor maneira de ordená-las. Isso pode depender da maneira como uma organização deseja que as fotos sejam arquivadas, embora a ordem cronológica seja bastante comum. Determinar a cronologia adequada para as fotografias pode ser difícil, no entanto, portanto, métodos adicionais podem ser usados. As fotografias podem ser organizadas com base nos assuntos das imagens ou na pessoa que tirou a foto ou classificadas com base em várias categorias com diferentes níveis de importância.
Depois que as imagens são organizadas corretamente, um arquivista de fotos geralmente estabelece o significado ou o objetivo delas. As fotos coletadas, por exemplo, podem ser acompanhadas de anotações que indicam quem tirou cada foto e o assunto de cada uma. Informações adicionais podem ser fornecidas para expandir isso, geralmente fornecendo detalhes sobre o significado de um objeto fotografado ou sua finalidade. Isso garante que as imagens em um arquivo permaneçam significativas no futuro.
Um arquivista de fotos também pode trabalhar com fotografias digitais, organizando e adicionando anotações a elas em um meio digital. Isso pode ser feito exclusivamente em um computador, por um arquivista adicionando anotações a arquivos digitais, organizando imagens em várias subpastas e armazenando as fotos em um disco rígido. Esse arquivamento também pode envolver mídia externa, no entanto, incluindo o uso de dispositivos de armazenamento ou discos de mídia adicionais. Isso garante que um registro de imagens e anotações seja preservado por um arquivista de foto em um backup e como original.