O período de tempo que é aconselhável guardar os recibos em papel depende da sua finalidade e da forma como serão utilizados. Alguns precisam ser mantidos para sempre, outros por sete anos e outros apenas o tempo suficiente para registrar as despesas. Pode ser útil guardar os envelopes de diferentes tipos de recibos para controlá-los com eficácia e garantir que não saiam do controle no sistema de arquivamento.
Se um recibo for usado para fazer uma reclamação sobre impostos, deve ser mantido até que o prazo de prescrição para assuntos relacionados com impostos se esgote. Nos Estados Unidos, os contribuintes têm três anos para fazer uma correção de boa-fé em seus impostos, mas a Receita Federal tem até seis anos para contestar os pedidos do ano anterior. É aconselhável manter os recibos em papel por sete anos nesses casos, para que estejam disponíveis se necessário. Isso inclui todas as evidências de receitas, compras, despesas e investimentos.
Os recibos em papel das contribuições para contas de aposentadoria devem ser guardados para sempre, para comprovar os depósitos. Da mesma forma, pode ser aconselhável manter os recibos em papel dos pagamentos de empréstimos para sempre ou até que o empréstimo seja totalmente pago e o credor tenha emitido uma carta declarando isso. Para compras como ações e ativos, os compradores devem guardar os recibos até venderem o ativo, momento em que podem descartar a documentação. Recibos de contracheques e outros pagamentos devem ser guardados por um ano para verificar as declarações fiscais formais, e podem ser descartados se a renda for declarada corretamente.
Se os recibos em papel não forem necessários para fornecer informações para compras de impostos ou comprovar pagamentos, é uma boa ideia manter os recibos de transações de crédito e cartão bancário por dois meses. Esses recibos podem ser comparados com os extratos e, em seguida, descartados. Em caso de contestação, o recibo original pode ajudar a esclarecer o assunto, pois fornecerá informações sobre quando e onde a compra foi feita e quanto deveria ter custado. Com os recebimentos de caixa, basta mantê-los o tempo suficiente para registrar a despesa.
Os funcionários e outras pessoas que usam recibos para solicitar reembolso de despesas comerciais devem fazer cópias de seus recibos e reter essas cópias quando entregarem os originais. Se houver um erro ou disputa com o reembolso, os recibos copiados fornecerão evidências importantes. Isso também pode ser útil se um supervisor reclamar de despesas, pois o funcionário pode mostrar uma análise detalhada de quaisquer despesas recentes. Os funcionários devem guardar esta documentação por um ano.