As taxas de imposto sobre a folha de pagamento determinam a quantidade de dinheiro que é deduzida do salário do funcionário ou paga pelo empregador com base no valor do salário. O dinheiro é então repassado para o IRS, repartição de impostos estadual ou repartição de impostos local como pagamento de impostos. Estes cobrem três tipos principais de imposto: imposto de renda, seguro social e impostos sobre o Medicare e impostos sobre desemprego. As taxas exatas de imposto sobre a folha de pagamento variam, dependendo da renda e da localização do funcionário.
Com o imposto de renda, as taxas de imposto sobre a folha de pagamento são projetadas para enviar a quantia correta de dinheiro ao IRS para pagar o nível apropriado de imposto. Isso é feito consultando uma tabela detalhada de taxas. O valor efetivamente pago implica a aplicação desta taxa ao valor do vencimento, deduzida previamente uma retenção na fonte. O valor dessa retenção na fonte é projetado para refletir as deduções permitidas que produzem um valor tributável. Um processo semelhante é usado para impostos sobre a folha de pagamento para impostos estaduais e, em alguns casos, impostos locais.
O princípio geral do processo é pegar o cálculo geral do imposto anual e dividi-lo em partes correspondentes ao período de pagamento. Assim, pretende-se que no final do ano tenha sido pago o valor correcto do imposto. Na prática, muitas vezes não é o caso e o funcionário deve pagar uma quantia extra ou ser reembolsado. Por esta razão, o dinheiro deduzido do salário como imposto sobre a folha de pagamento não é tecnicamente classificado como o empregado que paga e liquida seu imposto de renda, mas sim como um pré-pagamento da conta anual final com base em sua declaração de imposto no final do ano.
A segunda instância em que as taxas de imposto sobre a folha de pagamento se aplicam é com pagamentos para financiar programas gerais de seguridade social e Medicare. Esses são comumente conhecidos como impostos FICA, após a Lei de Contribuições de Seguros Federais, a legislação que estabeleceu os impostos. Em 2011, a alíquota para impostos FICA pagos pelos funcionários foi de 4.2% dos primeiros $ 106,000, mais 1.45% de toda a renda; esses dois componentes vão para a seguridade social e o Medicare, respectivamente. Historicamente, o empregador pagaria uma quantia igual aos pagamentos FICA do empregado. Para o ano fiscal de 2011, no entanto, o empregador paga um valor equivalente a 6.2% dos primeiros $ 106,000 do salário para a segurança social, em vez dos 4.2% pagos pelo empregado.
A última categoria de impostos sobre os salários é o seguro-desemprego. Ao contrário do que acontece com os impostos de renda e FICA, isso não é deduzido do salário do funcionário e, em vez disso, é pago pelo empregador. É classificado como imposto sobre a folha de pagamento, pois o valor do imposto é baseado no dinheiro pago a um empregado. Para o ano fiscal de 2011, o empregador paga 6.2% dos primeiros $ 7,000 do salário anual do empregado. O pagamento pontual pode reduzir essa taxa para apenas 0.8%.
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