Todo processo de compra utiliza quatro etapas básicas: determinação da necessidade, licitação, compra e avaliação. Cada etapa pode ter vários componentes, alguns dos quais podem não se aplicar a todas as compras. Muitas vezes, as etapas são concluídas casualmente e em um período muito curto. Em outros, cada etapa é formalizada e pode levar um tempo considerável.
Na fase de determinação da necessidade do processo de compra, o potencial comprador avalia suas necessidades. Isso inclui identificar o que ele deseja realizar, qual será seu orçamento de gastos e quais recursos serão necessários e desejados. Esta etapa também pode incluir pesquisa de produtos para descobrir possibilidades e opções que o comprador pode não perceber que estão disponíveis.
A determinação da necessidade ocorre se a decisão é tão simples quanto um homem que deseja almoçar ou tão complexa quanto um gerente de TI avaliando um novo sistema integrado de gerenciamento de contabilidade. O homem que procura o almoço determinará muito rapidamente suas necessidades. Ele pode saber que precisa de comida, quer gastar uma quantia específica, tem apenas 30 minutos para o almoço e gosta de salada. O gerente de TI pode precisar conversar com várias partes para determinar as necessidades e restrições antes que ele possa passar para a próxima fase.
Na fase de licitação do processo de compra, o comprador pesquisa os fornecedores disponíveis e solicita preços. Isso pode ser tão simples quanto o almoço que usa seu orçamento para determinar que ele precisa apadrinhar um restaurante de fast food e depois percorre uma lista mental desses estabelecimentos próximos ao seu local de trabalho. O gerente de TI provavelmente pesquisará softwares e fornecedores disponíveis, emitirá uma solicitação de proposta e avaliará os lances para determinar qual melhor se adapta às necessidades de sua empresa.
A terceira fase do processo de compra é a compra real. Para o homem que compra o almoço, é tão simples quanto pedir comida, pagar pela janela e ir embora. Para o gerente de TI, isso pode incluir negociação de preços, obtenção de aprovação de compra, assinatura de contratos, entrega do produto e pagamento da fatura.
O processo de compra geralmente termina com a fase de avaliação. É aqui que o comprador determina se ele fez uma boa compra e se manterá o produto ou fará negócios com o fornecedor novamente. Para o almoço, isso significa comer sua refeição e decidir se foi bom. Para o gerente de TI, isso significa avaliar a eficácia do sistema ao longo do tempo. Em alguns casos, essa fase do processo pode implicar invocação de garantias ou garantias e pode até levar a uma devolução do produto ou a uma solicitação de reembolso.