O planejamento do seminário é o processo de organização de todas as atividades necessárias para a realização de um seminário bem-sucedido. Esses seminários podem durar algumas horas ou podem durar vários dias. As dicas para um planejamento eficaz do seminário incluem a criação de um escopo de trabalho claramente definido, a criação de um plano de contingência, a escolha cuidadosa dos fornecedores, a manutenção do equilíbrio entre as atividades e a lembrança de realizar uma revisão pós-evento.
Um “escopo de trabalho” é um documento ou uma série de documentos que detalha todos os requisitos de um projeto. Esse tipo de documento é essencial para o planejamento eficaz dos seminários, pois ajuda a evitar problemas e despesas inesperados. Um escopo de trabalho para um seminário deve incluir requisitos de espaço, entretenimento, restaurantes e tecnologia, bem como requisitos de seguro e hospedagem, se necessário. Também pode incluir informações sobre palestrantes e suas despesas e requisitos associados.
Embora um escopo abrangente de trabalho possa ajudar a criar um evento tranquilo, problemas inesperados ainda podem surgir. Uma parte frequentemente negligenciada, mas importante do planejamento do seminário é o planejamento de contingência. Esse processo envolve a análise de todo o plano, a identificação dos pontos mais prováveis em que algo pode dar errado e o desenvolvimento de um plano para lidar com possíveis problemas. Por exemplo, se o plano incluir um jantar com um DJ e dançar, o planejador deve preparar uma lista de DJs alternativos com uma faixa de preço semelhante, para que ele esteja preparado no caso de o DJ contratado falhar.
A escolha cuidadosa de fornecedores pode ajudar com muitos dos desafios tradicionalmente associados ao planejamento de seminários. Os planejadores devem comparar preços e qualidade de vários fornecedores e podem solicitar referências de suas principais opções. Para fornecedores como fornecedores de serviços de bufê, também é aconselhável exigir um comprovante de seguro de responsabilidade civil. Os planejadores de seminários costumam manter uma lista de fornecedores com bom desempenho no passado, para que possam usá-los para eventos futuros.
O planejamento eficaz do seminário também requer um senso de equilíbrio. Todas as atividades necessárias, como aulas, eventos de entretenimento e intervalos, devem ser levadas em consideração para que o tempo disponível seja eficiente. Sessões longas devem incluir intervalos para banheiro ou telefone e devem ser realizadas nas proximidades das instalações necessárias. Deve haver tempo suficiente entre as atividades para permitir que os participantes passem de uma área para outra sem perder nada.
O planejamento do seminário geralmente começa com a análise pós-evento de um seminário anterior. Isso vale especialmente para eventos recorrentes ou anuais. A análise dos sucessos e fracassos de um seminário pode fornecer informações valiosas que farão com que os seminários futuros sejam executados com mais tranqüilidade.