Empresas grandes e pequenas s?o frequentemente confrontadas com o desafio de manter um sistema organizado de reten??o de registros de neg?cios. Geralmente, os documentos comerciais s?o mantidos at? as limita??es de hor?rio locais ou regionais estipuladas. Conhecer os requisitos para o que manter e por quanto tempo ? considerado crucial para ter um sistema de registros adequado.
O tamanho da empresa geralmente determina a profundidade de um sistema de reten??o de registros comerciais. Alguns dos documentos comerciais mantidos incluem registros fiscais e arquivos pessoais. Os registros financeiros geralmente mantidos por uma empresa s?o despesas operacionais, compras de capital, recebimentos de vendas e ativos imobili?rios.
Uma empresa deve verificar os requisitos de reten??o de registros comerciais aplic?veis ??na jurisdi??o que regula o setor da empresa. Os requisitos nos Estados Unidos para reten??o de registros comerciais relacionados a impostos s?o que os documentos comerciais sejam mantidos por pelo menos tr?s anos. Alguns requisitos de receita podem exigir a manuten??o de registros financeiros, mesmo ap?s o tempo recomendado.
Os registros de pessoal geralmente s?o mantidos por pelo menos quatro anos. Esses e outros registros s?o mantidos em um local seguro, especialmente aqueles que cont?m informa??es particulares sobre funcion?rios antigos e atuais. Registros completos de quando os impostos sobre a folha de pagamento foram arquivados e pagos s?o normalmente mantidos.
Na maioria dos casos, os registros financeiros s?o mantidos por um per?odo m?nimo de sete anos. Declara??es de institui??es financeiras, listas de invent?rio e declara??es de renda anuais s?o alguns dos tipos de documentos que podem ser inclu?dos. Manter bons registros financeiros pode minimizar a exposi??o de uma empresa a quest?es legais.
As empresas tamb?m podem achar que ter um sistema de purga para se livrar de documentos comerciais antigos ou irrelevantes ? ben?fico. Uma pol?tica para um sistema de reten??o de registros comerciais pode ajudar a simplificar o processo e garantir que todos os funcion?rios sigam as mesmas pr?ticas. Geralmente, isso faz parte do processo de manuten??o de registros comerciais adequados.
Geralmente, ? uma boa id?ia ter espa?o de armazenamento adequado se os documentos comerciais forem mantidos no local. Tamb?m ? uma pr?tica geral manter um arquivo eletr?nico de registros comerciais. Dessa forma, os documentos pertinentes ainda est?o acess?veis e a empresa pode evitar o desligamento caso um inc?ndio ou outro desastre destrua os documentos comerciais em papel.
A maioria das empresas pode optar por usar uma empresa de gerenciamento de armazenamento de registros. Isso tem o potencial de liberar o tempo da organiza??o para se concentrar em quest?es relacionadas aos neg?cios, e n?o no gerenciamento da reten??o de registros de neg?cios. Quaisquer poss?veis preocupa??es com a terceiriza??o do sistema de reten??o de registros comerciais podem ser reduzidas. Uma empresa respeit?vel geralmente descreve seus recursos e pr?ticas de seguran?a para manter documentos comerciais.
Inteligente de ativos.