Existem várias maneiras de evitar fraudes cometidas com cartões de crédito comerciais. Assim como na prevenção de fraudes pessoais, a etapa mais importante a ser adotada ao lidar com a fraude com cartão de crédito comercial é observar muito todas as contas e ser rápido ao relatar qualquer atividade não autorizada ou incomum. Como os cartões de crédito corporativos podem ter limites de crédito muito altos para facilitar grandes transações, também é fundamental manter esses cartões o mais seguro possível fisicamente.
Quando executivos e funcionários recebem cartões de crédito comercial, eles devem estar familiarizados com a política de cartão de crédito da empresa. Os cartões devem ser usados apenas para despesas comerciais autorizadas e não devem ser emprestados ou compartilhados com outras pessoas. As pessoas devem manter uma documentação clara e enviá-la com suas declarações para demonstrar que não há transações pessoais ou fraudulentas na declaração.
Indivíduos que possuem cartões de empresa devem ser lembrados de que são responsáveis por protegê-los sob seus cuidados. Quando possível, eles devem passar os cartões fisicamente, em vez de enviar números por telefone ou online. Além disso, eles devem revisar todas as declarações atentamente quanto a sinais de atividade peculiar. Essa atividade deve ser imediatamente relatada ao emissor do cartão e à empresa, para que o cartão possa ser cancelado para evitar transações adicionais.
As empresas também devem considerar cuidadosamente se funcionários individuais precisam de cartões de crédito. A fraude de cartão de crédito comercial pode ser limitada mantendo o número de contas associadas a uma empresa baixo e limitando as linhas de crédito em cartões individuais. Um funcionário que recebe um cartão de crédito para comprar apenas gasolina, por exemplo, provavelmente não precisa de uma grande linha de crédito ou pode receber um cartão de gás especial que só pode ser usado para compras de combustível.
Uma forma comum de fraude de cartão de crédito comercial ocorre quando os funcionários saem e seus cartões não são coletados e cancelados. Quando um funcionário se demitir ou for demitido, todos os itens protegidos que ele tiver, incluindo chaves do escritório, cartões de identificação, cartões de crédito, laptops, telefones da empresa e outros materiais, deverão ser coletados. Se os funcionários perderem um desses itens, a perda deverá ser relatada imediatamente para que a empresa possa tomar medidas de segurança, se necessário.
Os fornecedores podem ser outra fonte de fraude de cartão de crédito comercial, por acidente ou intenção. As empresas devem trabalhar apenas com fornecedores que possam lidar com transações seguras e devem perguntar aos fornecedores sobre a segurança de seus registros comerciais. Também é aconselhável perguntar aos fornecedores sobre suas políticas de cobrança para garantir que uma cobrança legítima não seja acidentalmente considerada uma fraude de cartão de crédito comercial.
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