Os registros da folha de pagamento são documentos impressos ou eletrônicos que registram todas as deduções relacionadas a um período específico da folha de pagamento. Os detalhes incluídos em um registro da folha de pagamento permitem confirmar como o salário e os salários brutos são calculados, os tipos de deduções feitas para cada funcionário da folha de pagamento e o valor de cada dedução. Um registro da folha de pagamento é normalmente estruturado em um formato de várias colunas, facilitando o entendimento dos dados sem grandes problemas.
O registro da folha de pagamento registra todas as deduções de impostos feitas a partir do pagamento bruto. Na maioria dos países, o registro incluirá o valor dos impostos federais retidos do pagamento durante esse período. No caso de outras deduções federais, como para um sistema nacional de saúde ou algum tipo de programa de aposentadoria patrocinado pelo governo, esses números também são listados como itens de linha. Quando os impostos estaduais ou locais também são avaliados por essas jurisdições, os empregadores normalmente retêm esses valores em nome do funcionário e listam esses números também no registro da folha de pagamento contábil.
Juntamente com os impostos, um registro da folha de pagamento também listará quaisquer outras deduções aplicáveis. Por exemplo, se o empregado estiver sob uma penhora por qualquer motivo, esse valor será listado como uma dedução do salário bruto. Nas situações em que o empregado faz uso de depósito direto para colocar uma parte de seus ganhos em uma conta poupança, esses detalhes também serão exibidos. Se o funcionário tiver recebido um adiantamento de salário, cada pagamento desse adiantamento aparecerá como uma dedução no registro.
Itens de linha, como deduções para vários benefícios oferecidos pelo empregador, também aparecerão no registro da folha de pagamento. Por exemplo, se o empregador oferece cobertura de seguro de saúde em que o funcionário paga uma porcentagem do prêmio, a dedução dessa porcentagem é registrada no formulário de registro da folha de pagamento. Da mesma forma, se o funcionário estiver contribuindo com qualquer tipo de programa de aposentadoria oferecido pelo empregador, essas deduções também aparecerão como itens de linha no documento.
Hoje, o software de contabilidade usado para processar as folhas de pagamento normalmente é capaz de gerar um registro de folha de pagamento assim que a folha de pagamento estiver concluída pelo período desejado. Além disso, o software possibilita gerar um relatório de registro para qualquer período desejado. Isso significa que o relatório pode cobrir um único período de pagamento ou compilar dados relevantes para um mês, trimestre, semestre ou semestral ou ano inteiro com a mesma facilidade. A capacidade de criar um registro facilmente para qualquer duração pode ser especialmente útil durante as auditorias, bem como quando os policiais desejam examinar atentamente os custos associados a salários, ordenados e benefícios por um longo período de tempo.
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