Os registros da folha de pagamento s?o documentos impressos ou eletr?nicos que registram todas as dedu??es relacionadas a um per?odo espec?fico da folha de pagamento. Os detalhes inclu?dos em um registro da folha de pagamento permitem confirmar como o sal?rio e os sal?rios brutos s?o calculados, os tipos de dedu??es feitas para cada funcion?rio da folha de pagamento e o valor de cada dedu??o. Um registro da folha de pagamento ? normalmente estruturado em um formato de v?rias colunas, facilitando o entendimento dos dados sem grandes problemas.
O registro da folha de pagamento registra todas as dedu??es de impostos feitas a partir do pagamento bruto. Na maioria dos pa?ses, o registro incluir? o valor dos impostos federais retidos do pagamento durante esse per?odo. No caso de outras dedu??es federais, como para um sistema nacional de sa?de ou algum tipo de programa de aposentadoria patrocinado pelo governo, esses n?meros tamb?m s?o listados como itens de linha. Quando os impostos estaduais ou locais tamb?m s?o avaliados por essas jurisdi??es, os empregadores normalmente ret?m esses valores em nome do funcion?rio e listam esses n?meros tamb?m no registro da folha de pagamento cont?bil.
Juntamente com os impostos, um registro da folha de pagamento tamb?m listar? quaisquer outras dedu??es aplic?veis. Por exemplo, se o empregado estiver sob uma penhora por qualquer motivo, esse valor ser? listado como uma dedu??o do sal?rio bruto. Nas situa??es em que o empregado faz uso de dep?sito direto para colocar uma parte de seus ganhos em uma conta poupan?a, esses detalhes tamb?m ser?o exibidos. Se o funcion?rio tiver recebido um adiantamento de sal?rio, cada pagamento desse adiantamento aparecer? como uma dedu??o no registro.
Itens de linha, como dedu??es para v?rios benef?cios oferecidos pelo empregador, tamb?m aparecer?o no registro da folha de pagamento. Por exemplo, se o empregador oferece cobertura de seguro de sa?de em que o funcion?rio paga uma porcentagem do pr?mio, a dedu??o dessa porcentagem ? registrada no formul?rio de registro da folha de pagamento. Da mesma forma, se o funcion?rio estiver contribuindo com qualquer tipo de programa de aposentadoria oferecido pelo empregador, essas dedu??es tamb?m aparecer?o como itens de linha no documento.
Hoje, o software de contabilidade usado para processar as folhas de pagamento normalmente ? capaz de gerar um registro de folha de pagamento assim que a folha de pagamento estiver conclu?da pelo per?odo desejado. Al?m disso, o software possibilita gerar um relat?rio de registro para qualquer per?odo desejado. Isso significa que o relat?rio pode cobrir um ?nico per?odo de pagamento ou compilar dados relevantes para um m?s, trimestre, semestre ou semestral ou ano inteiro com a mesma facilidade. A capacidade de criar um registro facilmente para qualquer dura??o pode ser especialmente ?til durante as auditorias, bem como quando os policiais desejam examinar atentamente os custos associados a sal?rios, ordenados e benef?cios por um longo per?odo de tempo.
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