A organiza??o de documentos ? um aspecto importante da administra??o de uma casa ou escrit?rio eficiente. A papelada importante pode se tornar um fardo quando n?o ? armazenada adequadamente; portanto, a utiliza??o de um dos muitos m?todos diferentes de organiza??o pode ajudar a manter o sistema de arquivamento sem problemas. Os sistemas de armazenamento em papel e eletr?nico s?o os dois m?todos mais populares. Dentro de cada um, h? muitas oportunidades de organiza??o por padr?es alfab?ticos ou por import?ncia. Al?m disso, existem algumas regras sobre como se livrar de documentos que ajudam a manter qualquer sistema de organiza??o de arquivos em um n?vel gerenci?vel.
O m?todo mais tradicional para organizar documentos ? usando pastas f?sicas e arquivos. Esse sistema de gerenciamento de documentos permite que grandes quantidades de documentos e documentos sejam armazenados. Pastas grossas de papel?o s?o preenchidas com documentos e colocadas dentro de um arquivo. A maioria dos arm?rios de arquivo permite que as pastas sejam penduradas em um conjunto de trilhos de metal para r?pido movimento e reorganiza??o.
Uma solu??o mais moderna para manter a papelada segura e dispon?vel continuamente ? usando computadores. Se os documentos s?o digitalizados e salvos on-line ou o software de organiza??o ? utilizado, isso ajuda a reduzir a confus?o. A organiza??o eletr?nica de documentos coloca uma r?plica digital de documentos importantes on-line ou em um disco r?gido, para que possam ser acessados ??rapidamente mais tarde. Isso elimina a necessidade de armazenar arquivos em papel, que podem ocupar muito espa?o em qualquer resid?ncia ou escrit?rio.
N?o importa se os documentos s?o armazenados eletronicamente ou em forma f?sica, existem alguns m?todos diferentes que podem impedir que os arquivos se tornem uma confus?o confusa. A ordena??o alfab?tica de arquivos eletr?nicos e f?sicos ? uma maneira simples de organizar documentos que os tornam dispon?veis para recupera??o r?pida. A organiza??o de arquivos por categoria tamb?m ? ?til porque a divis?o de pastas digitais e em papel em “Carro”, “Casa”, “Imposto” e v?rias categorias de neg?cios aumenta a efici?ncia. Outro m?todo ? dividir os arquivos f?sicos por import?ncia, para que, se os documentos precisem ser removidos em caso de emerg?ncia, as pe?as mais necess?rias estejam dispon?veis rapidamente.
Descartar arquivos tamb?m ? um ?timo m?todo para organizar documentos, pois evita que a cole??o de arquivos f?sicos e eletr?nicos ocupem muito espa?o. Uma regra geral ? que todos os documentos fiscais devem ser mantidos por pelo menos tr?s anos. Mantenha documentos fiscais complicados, como informa??es de auditoria e documenta??o por conta pr?pria, por seis anos. Outros itens, no entanto, devem ser guardados para sempre, como cart?es de seguran?a social, certid?es de nascimento e certid?es de casamento.
Inteligente de ativos.