A organização de documentos é um aspecto importante da administração de uma casa ou escritório eficiente. A papelada importante pode se tornar um fardo quando não é armazenada adequadamente; portanto, a utilização de um dos muitos métodos diferentes de organização pode ajudar a manter o sistema de arquivamento sem problemas. Os sistemas de armazenamento em papel e eletrônico são os dois métodos mais populares. Dentro de cada um, há muitas oportunidades de organização por padrões alfabéticos ou por importância. Além disso, existem algumas regras sobre como se livrar de documentos que ajudam a manter qualquer sistema de organização de arquivos em um nível gerenciável.
O método mais tradicional para organizar documentos é usando pastas físicas e arquivos. Esse sistema de gerenciamento de documentos permite que grandes quantidades de documentos e documentos sejam armazenados. Pastas grossas de papelão são preenchidas com documentos e colocadas dentro de um arquivo. A maioria dos armários de arquivo permite que as pastas sejam penduradas em um conjunto de trilhos de metal para rápido movimento e reorganização.
Uma solução mais moderna para manter a papelada segura e disponível continuamente é usando computadores. Se os documentos são digitalizados e salvos on-line ou o software de organização é utilizado, isso ajuda a reduzir a confusão. A organização eletrônica de documentos coloca uma réplica digital de documentos importantes on-line ou em um disco rígido, para que possam ser acessados rapidamente mais tarde. Isso elimina a necessidade de armazenar arquivos em papel, que podem ocupar muito espaço em qualquer residência ou escritório.
Não importa se os documentos são armazenados eletronicamente ou em forma física, existem alguns métodos diferentes que podem impedir que os arquivos se tornem uma confusão confusa. A ordenação alfabética de arquivos eletrônicos e físicos é uma maneira simples de organizar documentos que os tornam disponíveis para recuperação rápida. A organização de arquivos por categoria também é útil porque a divisão de pastas digitais e em papel em “Carro”, “Casa”, “Imposto” e várias categorias de negócios aumenta a eficiência. Outro método é dividir os arquivos físicos por importância, para que, se os documentos precisem ser removidos em caso de emergência, as peças mais necessárias estejam disponíveis rapidamente.
Descartar arquivos também é um ótimo método para organizar documentos, pois evita que a coleção de arquivos físicos e eletrônicos ocupem muito espaço. Uma regra geral é que todos os documentos fiscais devem ser mantidos por pelo menos três anos. Mantenha documentos fiscais complicados, como informações de auditoria e documentação por conta própria, por seis anos. Outros itens, no entanto, devem ser guardados para sempre, como cartões de segurança social, certidões de nascimento e certidões de casamento.
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