A administração de doadores é o cultivo de um relacionamento contínuo entre uma instituição de caridade e seus doadores, por meio da qual a instituição de caridade procura expressar gratidão pelo presente de um doador. O gerenciamento da administração normalmente envolve a compreensão das motivações que estimulam a doação a empreendimentos beneficentes. O processo de administração de doadores geralmente envolve o uso de um sistema de gerenciamento de dados para rastrear doações e observar as intenções dos doadores. Duas premissas comuns por trás dos sistemas de gerenciamento de doadores incluem a fidelidade à intenção do doador e a construção de relacionamentos que buscam entender e respeitar o desejo do doador. Como as instituições de caridade geralmente recebem financiamento significativo por meio de doações e diretrizes dos doadores, contidas na vontade de um indivíduo, a maioria dos que trabalham nesta área procura construir relacionamentos de longo prazo com os doadores.
As motivações para doações de caridade podem variar em grande parte. Alguns doadores podem dar um impulso, muitas vezes após um desastre ou outra necessidade publicamente anunciada. Muitos doadores, no entanto, geralmente desenvolvem um relacionamento com uma organização sem fins lucrativos que continua por um longo tempo e envolve oportunidades para interações cara a cara. Essas interações pessoais dão aos funcionários ou diretores de uma instituição de caridade a oportunidade de obter um feedback valioso sobre por que os doadores optam por apoiar essa instituição de caridade específica e o que os doadores esperam receber em troca.
Muitos doadores esperam reportagens regulares sobre as atividades de uma instituição de caridade. Essa é uma das razões pelas quais instituições de caridade costumam produzir boletins informativos ou publicar relatórios em blogs ou sites sobre como a instituição de caridade está distribuindo doações para beneficiar os beneficiários. Outro aspecto da administração dos doadores é homenagear os doadores por meio de elogios públicos. Um doador pode apoiar uma expansão de capital, por exemplo, e receber uma honra como ter seu nome gravado em uma passarela ou parede.
Gerenciar o perfil de doação de um doador é geralmente considerado muito importante no cultivo da administração responsável do doador. As leis regionais ou nacionais podem entrar em jogo na maneira como as informações são gerenciadas. As instituições de caridade podem ser obrigadas a rastrear certas doações ou legados para garantir que essas doações sejam usadas de acordo com a solicitação do doador. Para instituições beneficentes isentas de impostos, várias leis podem exigir a adesão a procedimentos contábeis que garantem que a doação seja tratada adequadamente. Em alguns locais, a fidelidade à intenção do doador é exigida por lei.
A administração de doadores é frequentemente vista como um compromisso de longo prazo entre a instituição de caridade e o doador. O manuseio adequado do legado de um doador, principalmente se for dado postumamente, geralmente é considerado muito importante. Às vezes, um escândalo pode afetar negativamente as relações com os doadores. Por exemplo, se pagamento excessivo for concedido aos funcionários da instituição de caridade além do habitual, isso poderá prejudicar a reputação de uma instituição de caridade se a informação se tornar pública.
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